Systemkrav är Windows 7 eller senare, IIS 7 eller senare (webserver) och Microsoft SQL Server 2005 eller senare för att kunna installera.
Sidbrytning Utskrift
- Se till att checka i Gruppera
- Välj ifall ni vill ha Stående eller Liggande
Följ steg för steg enligt bilden.
Glöm inte att spara er nya rapportmall så att ni lätt kan ladda upp och använda igen.
Lista (över saldon)?
Fråga:
I PAS 3.0 vill jag ta en lista där jag ser personalens saldon (flex, inarbetad tid, komptid) per ett visst datum, hur gör jag det?
Svar:
Listan kan du få ut via modulen Statistik/Analys som du redan använder. Du får ändra lite i utsökningen bara. Gör så här:
- Klicka på knappen Ny utsökning.
- Välj ett datum i rutan Tidspann. Fr.o.m och t.o.m ska vara samma datum.
- Under Utsökningsbegrepp väljer du följande:
- Anställd
- Periodenhet
- Tidsbegrepp – välj Saldo Flextid, Saldo Inarbetad tid, Saldo Komptid under knappen Värden….
Klicka sedan på Kör utsökning så bör du få en lista med alla personer och deras saldon. Du kan även spara utsökningen för framtida behov via knappen Spara utsökning (spara under nytt namn så du inte skriver över utsökningen som du använder för att ta fram kontrollistan i samband med lönekörningen).
Tidkodsregister
Alla personer som skall tidregistrera i PAS måste finnas upplagda i PAS schemasystem. Detta består av veckoscheman, s k tidkoder, och årsscheman. Här beskrivs tidkoderna.
Ett veckoschema kan användas av en eller flera anställda. Varje variant av veckoschema måste därför vara upplagd som en egen tidkod, även om skillnaderna är till synes obetydliga. (Vissa smärre skillnader kan dock godtas under förutsättning att de inte på något sätt påverkar beräkningsutfallet. Det kan t ex gälla rasters läge i tidkoden, namnbyten mm). Ta därför till vana att alltid skapa en ny tidkod så snart varianter är aktuella.
Veckor med t ex helgdagar mm, utgör undantag. Då kan man vara registrerad på den ordinarie tidkoden och de aktuella dagarna markeras med Dagtyp.
Man skiljer på tidkoder med fasta tider och flextider. En person som arbetar med flexibel arbetstid, skall alltså vara schemalagd på tidkod med flextid.
Tidkoderna numreras mellan 1 och 9999. Tidkod 999 är reserverad och skall finnas upplagd helt utan inlagda tider. Den används för anställda som man inte kan schemalägga, t ex elever som kan komma och gå på olika tider. Då tidkod 999 används räknar systemet all stämplad tid som arbetstid, men redovisar aldrig övertid eller frånvaro.
Notera: Ibland finns ordinarie anställda som också kan komma och gå som de vill, t ex personer i chefsbefattning. Dessa bör i stället ligga på en flextidkod med flex hela dygnet och en ordinarie tid inlagd som motsvarar en normal dag. Därmed kan man registrera frånvaro vid behov, t ex semester och sjukdom. Personer som skall ha frånvaro och/eller övertid kan alltså inte schemaläggas på tidkod 999.
I normalfall används 4-siffriga tidkodsnummer enbart till schemaändringar, s k Passbyten.
Dagtypsschema
Allmänt om dagtypsscheman
I PAS systemkalender anger man vilka dagar som är helgdagar, klämdagar m m under året. Detta görs genom att ange s k dagtyper i ett schema. Resultatet blir ett dagtypsschema – en kalender som skall gälla under året.
Olika dagtypsscheman (kalendrar) kan användas för olika personalkategorier. De kallas då dagtypsschema A, dagtypsschema B o s v. Anledningen är att en vald dagtyp annars påverkar årsschemat för samtliga anställda, och för hela det dygnet. Det kan t ex förekomma att en viss dag ska vara klämdag för kollektivanställda, men inte för tjänstemän, som kanske får ta flexledigt eller semester. Ett annat exempel gäller nattskiftare som inte har helgledigt eller klämdagsledigt hela dygn, utan hela nattpass. Då kan man skapa ett dagtypsschema som bara ska gälla nattskiftare, och där vissa helgdagar är vardagar.
Inför semesterårsskifte
Semesterårsskifte i PAS
Att utföra, när sista lönen på föregående semesterår är helt klar:
1. Gör en semesterberäkning i lönesystemet för att erhålla lista på semesterdagar för kommande året
2. Om man i PAS har program för överföring av personuppgifter från lönesystemet till PAS, gör en sådan överföring av semesterdagarna. I de fall man har semesterlönen i PAS, för över även den. Semesterdagarna läggs då automatiskt in på sista dagen den senaste lönen (den som är stängd i PAS), vilket ju ska vara sista dagen föregående semesterår. Inga manuella rutiner utöver detta behövs i PAS.
3. Om man inte har sådan överföring, får de nya dagarna läggas in manuellt i PAS:
| ü Vi rekommenderar att man först nollställer föregående års semestersaldon, för att enklare kunna knappa in de nya dagarna från listan med de nya dagarna. |
|
|
|
| ü Lägg därefter in de nya saldona, lämpligen på detta sätt: | |
|
|
Inför årsskifte
Inför årsskiften, i PAS:
Dessa punkter skall utföras i god tid före årsskiftet:
- Lägg upp dagtyper för det nya året, detta görs under Registerunderhåll – Kalendern. Dagtyperna för vardag, lördag och söndag är redan inlagda för det nya året. Bläddra därför bara igenom det nya året och lägg i förekommande fall in dagtyp för helgdag, klämdag och eventuellt förkortade dagar. Om ni har tillgång till olika dagtypsscheman för olika anst.grupper, dvs funktionalitet för att lägga in t.ex så att klämdagar bara omfattar koll.anst och detta system används, så ska alla de dagtypsscheman som används underhållas för det nya året. För att ändra en dag: Klicka på dagen, och klicka sedan på aktuell dagtyp till höger.Tips: Om man har en helgdag eller klämdag som omfattar nästan alla anställda, kan det vara värt att lägga in dagtyp Helgdag respektive Klämdag på dagen, och sen koda allt eventuellt arbete under ’ordinarie’ tid på sådana dagar med särskild övt.kod för detta. Detta kan gälla t.ex nattskiftare, som ’går på’ på kvällen på helg-/klämdagen.
- Lägg upp årsscheman för det nya året. Detta görs under Registerunderhåll – Person – Årsschemafliken – Kopiera… De kunder som inte använder ’PASSBYTE’ kan, om de så önskar, använda rutinen ’Till nytt år’, som kopierar var och ens schema till nästkommande år. De som använder ’PASSBYTE’ kanske inte kan göra denna kopiering, eftersom dessa tillfälliga ’passbytestidkoder’ då följer med till nästa år. Vanligtvis använder man då de sista veckorna på året som ’grund’, om man inte gjort passbyten under dessa veckor (dvs gör detta i tid).Alternativt kan man lägga upp schemat ’manuellt’ (ej kopiering) för en valfri anställd ur varje ’schemagrupp’ (anst som jobbar precis samma tider), varefter denna upplagda kan kopieras till de övriga i samma ’schemagrupp’ med rutinen ’Inom samma år’.För att kopiera ’Inom samma år’: Välj år och anställd som har det schema som ska kopieras. Välj sen nedan den eller de som ska ha samma schema, och klicka på Verkställ.För att kopiera ’Till nytt år’: Välj först om hela året ska kopieras (’Rak kopiering’, dvs vecka 1 till vecka 1 osv), eller om man ska kopiera från det som ligger under slutet av året (’Ange startvecka’). I det senare fallet (som rekommenderas), anges startvecka för perioden som ska användas som mall, och hur lång den perioden är (t.ex årets sista två veckor). Välj sen nedan för vilken eller vilka som kopiering ska ske, och klicka på Verkställ.
Obs: Om nya arbetstider är aktuella, behöver nya tidkoder läggas upp. Ni skall inte ändra tider i befintliga tidkoder!
- De kunder som har funktionen för prissättning av arbetskort och har månadsavlönade, får lägga in normal arbetstid per månad det nya året. Detta görs i programmet Löneadministration – Norm.tider.
- De kunder som har funktionen för visning av årets och periodens övertid, får lägga in övertidsperioder i programmet Löneparametrar – Övertid, fliken Övertidsperioder. Görs för tj.män respektive koll.anst.
- Om ni använder funktionen för beräkning av storhelgs-OB, behöver detta kompletteras med dagarna under det nya året. Det görs under Löneparametrar, i programmet OB-ersättning.
- De kunder som har funktionen för beräkning av Beredskap, och att sådan kan utgå under storhelg, behöver komplettera med dagarna under det nya året. Det görs under Löneparametrar, i programmet Beredskap.
Dessa punkter skall utföras då förra året är ’avslutat’:
- Nollställning av övertidssaldon mm ska köras, då hela föregående året är kört i lön för respektive anst.form. Det görs med rutinen ’Nollställ saldon’, som finns i Tidadministration – Saldon. Notera att det finns två flikar i denna funktion och att det är övertidsfliken som är aktuell i denna punkt. Välj nu rätt anst.form, och ange under ’Nollställ fr.o.m’ vilken som är den första dagen på det nya saldo-året. Klicka sen på Nollställ. Upprepa rutinen för den andra anst.formen, vid rätt tid (kan köras vid olika tidpunkter).
- De kunder som har tidbank för koll.anst och/eller tj.män, ska kontrollera så ingen anställd ligger över gränsen 100 timmar vid årsskiftet. Överstigande tid ska överföras till pensionspremie eller annat. Den anställde ska meddela om detta, men olika hantering av detta finns. I funktionen Tidadministration – Saldon finns rutinen ’Årsrutin tidbank’, välj rätt flik (anst.form). I den kan man dels ta fram lista över tidbankssituationen och dels justera tidbanken för de som har ett saldo som överstiger 100 timmar. Det är, för koll.anst, summa tid i saldona Komp.tid och Skift.komp i saldotabellen (per den sista dagen i sista löneperioden under det aktuella året) som kontrolleras och v.b. justeras. För tj.män är det i normalfallet skift.komp som är tidbanken. För mer information se hjälpen.
- I förekommande fall skall vissa anställda som slutat tas bort ur personregistret. Dessa skall då tas bort manuellt ur lönesystemet också, så ni alltid har samma anställda i båda systemen (utom om man har t.ex elever eller andra ej anställda, som bara finns i PAS). Notera att personer som raderas initialt blir inaktiverade. Man kan sedan återaktivera en person som återkommer i tjänst. För att helt radera person måste man ta radera för personen i listan för inaktiverade.
- Tidkoder kan ju inte tas bort om de används i något årsschema oavsett om det året är passerat eller inte. Om man har behov av att rensa bland tidkoder som använts för flera år sedan kan man rensa bort gamla årsscheman. Detta görs under Registerunderhåll – Person och fliken Årsschema. Där, nere till höger, finns en knapp som heter ’Radera’. Den kan man klicka på och sedan välja vilket år som årsschema ska tas bort. Notera att schema då tas bort för alla för valt år, såvida inte Enskild är vald. När detta är gjort kan man sedan radera tidkoder under Registerunderhåll – Tidkoder. Notera att inget ska tas bort, vare sig person, tidkod eller årsschema för period som man ännu kan ha statistikbehov för.
- De kunder som har funktionen ”Sjukredovisning” (Rapport till årsredovisningen) kan köra ut underlag nu.
Arbetsrapprtering – Enskilt arbete
Enskilt
Med den här typen av arbetsrapportering i PAS så behöver man endast göra något när man faktiskt byter jobb. När man startat ett jobb, så gäller det för hela närvarotiden fram tills dess att man byter till annat jobb.
För att starta ett jobb så klickar du på knappen Starta jobb.
Det startade jobbet ges objekttid (faktisk tid) i enlighet med din närvaro. Inget behöver normalt sett göras förrän du arbetat färdigt med jobbet och är redo att byta jobb.
När byte av jobb ska ske bockar man först i Klar på det pågående jobbet. Sedan startar man nytt jobb med knappen Starta jobb igen. Det går att starta samma jobb flera gånger under dagen.
I slutet av dagen har du förmodligen startat flera olika jobb, och du kan se alla dessa i din arbetsrapportering. I kolumnen Tid ser du hur mycket tid du arbetat med respektive jobb. Undantag är det pågående jobbet som systemet lägger in dagens resterande närvarotid på under kommande natt. Stämmer inte tiden på ett visst jobb så kan du ändra denna genom att mata in den korrekta tiden och sedan klicka på knappen Spara.
Arbetsrapportering – Sats
Sats
Med den här typen av arbetsrapportering kan man ha flera jobb igång samtidigt och endast de jobb som du fördelat närvarotid på blir objekttidsberäknade (ger faktisk tid). När man går hem för dagen är tidsfördelningen som angivits i kolumnen Tid en grund för vilka jobb som skall få objekttid (faktisk tid).
Om du uppskattar att du har jobbat t.ex. 2 timmar med jobb A och 6 timmar med jobb B, så anger du 2 respektive 6 timmar i Tid på dessa jobb och klickar på Spara. Om du denna dag har 8,2 timmar närvaro, så kommer den faktiska tiden att räknas ut enligt följande.
Jobb A 2 tim / 8 tim total fördelning * 8,2 tim närvarotid => 2/8 * 8,2 = 2,05 tim Jobb B 6 tim / 8 tim total fördelning * 8,2 tim närvarotid => 6/8 * 8,2 = 6,15 tim
Objekttiden, eller den faktiska tiden, har alltså räknats ut proportionellt i förhållande till fördelningen och blivit lite mer på båda jobben än vad som fördelats. Summa tid blir dock samma som närvarotiden, dvs. 8,2 timmar.
Detta innebär även att man likväl skulle kunna ange 25 respektive 75 i fördelning ifall man föredrar att fördela tid i procent. Du kan jämföra fördelad tid med preliminärt utfall (t.o.m. tidpunkten ”nu”) i fältet Faktisk tid som visas med liten text längst ner på varje jobbrad (visas inte på små skärmar).
De 0,2 timmarna som kvarstod denna dag (som du inte fördelat på något jobb) kan du även se i fältet Kvar att fördela överst på sidan. Som regel bör man fördela all närvarotid på ett eller flera jobb, så att denna räknare ligger runt noll när dagen är slut.
När du är färdig med ett jobb och inte vill fördela tid på det längre, bockar du för Klar på det jobbet.