Tidkodsregister

Alla personer som skall tidregistrera i PAS måste finnas upplagda i PAS schemasystem. Detta består av veckoscheman, s k tidkoder, och årsscheman. Här beskrivs tidkoderna.

Ett veckoschema kan användas av en eller flera anställda. Varje variant av veckoschema måste därför vara upplagd som en egen tidkod, även om skillnaderna är till synes obetydliga. (Vissa smärre skillnader kan dock godtas under förutsättning att de inte på något sätt påverkar beräkningsutfallet. Det kan t ex gälla rasters läge i tidkoden, namnbyten mm). Ta därför till vana att alltid skapa en ny tidkod så snart varianter är aktuella.

Veckor med t ex helgdagar mm, utgör undantag. Då kan man vara registrerad på den ordinarie tidkoden och de aktuella dagarna markeras med Dagtyp.

Man skiljer på tidkoder med fasta tider och flextider. En person som arbetar med flexibel arbetstid, skall alltså vara schemalagd på tidkod med flextid.

Tidkoderna numreras mellan 1 och 9999. Tidkod 999 är reserverad och skall finnas upplagd helt utan inlagda tider. Den används för anställda som man inte kan schemalägga, t ex elever som kan komma och gå på olika tider. Då tidkod 999 används räknar systemet all stämplad tid som arbetstid, men redovisar aldrig övertid eller frånvaro.

Notera: Ibland finns ordinarie anställda som också kan komma och gå som de vill, t ex personer i chefsbefattning. Dessa bör i stället ligga på en flextidkod med flex hela dygnet och en ordinarie tid inlagd som motsvarar en normal dag. Därmed kan man registrera frånvaro vid behov, t ex semester och sjukdom. Personer som skall ha frånvaro och/eller övertid kan alltså inte schemaläggas på tidkod 999.

I normalfall används 4-siffriga tidkodsnummer enbart till schemaändringar, s k Passbyten.

13 mars, 2018

Dagtypsschema

Allmänt om dagtypsscheman

I PAS systemkalender anger man vilka dagar som är helgdagar, klämdagar m m under året. Detta görs genom att ange s k dagtyper i ett schema. Resultatet blir ett dagtypsschema – en kalender som skall gälla under året.

Olika dagtypsscheman (kalendrar) kan användas för olika personalkategorier. De kallas då dagtypsschema A, dagtypsschema B o s v. Anledningen är att en vald dagtyp annars påverkar årsschemat för samtliga anställda, och för hela det dygnet. Det kan t ex förekomma att en viss dag ska vara klämdag för kollektivanställda, men inte för tjänstemän, som kanske får ta flexledigt eller semester. Ett annat exempel gäller nattskiftare som inte har helgledigt eller klämdagsledigt hela dygn, utan hela nattpass. Då kan man skapa ett dagtypsschema som bara ska gälla nattskiftare, och där vissa helgdagar är vardagar.

12 mars, 2018

Inför semesterårsskifte

Semesterårsskifte i PAS

Att utföra, när sista lönen på föregående semesterår är helt klar:

1. Gör en semesterberäkning i lönesystemet för att erhålla lista på semesterdagar för kommande året

2. Om man i PAS har program för överföring av personuppgifter från lönesystemet till PAS, gör en sådan överföring av semesterdagarna. I de fall man har semesterlönen i PAS, för över även den. Semesterdagarna läggs då automatiskt in på sista dagen den senaste lönen (den som är stängd i PAS), vilket ju ska vara sista dagen föregående semesterår. Inga manuella rutiner utöver detta behövs i PAS.

3. Om man inte har sådan överföring, får de nya dagarna läggas in manuellt i PAS:

	ü Vi rekommenderar att man först nollställer föregående års semestersaldon, för att enklare kunna knappa in de nya dagarna från listan med de nya dagarna.
Skriv ut en lista över de nya semesterdagarna. Starta ”Saldon”, under ”Tidadministration”. Gå in på rutinen ”Nollställ saldon”, och välj fliken ”Semester”. Välj anställningsform (de får köras en i taget). Ange datum då nollställningen ska ske, vilket är den sista dagen på föregående semesterår (ofta sista mars). Klicka på ”Nollställ”. Byt anst.form (om både tj.män och koll.anst körs i PAS), och upprepa manövern. Kom ihåg att ändra datumet, om man har olika datum för löneperioderna! Anm: Om inte detta görs, får man ta hänsyn till de tidigare dagarna, och ange mellanskillnaden per saldo. Kontakta PAS för mer information om detta.
	*ü Lägg därefter in de nya saldona, lämpligen på detta sätt:*
Starta ”Saldon”, under ”Tidadministration”. Välj urvalstyp ”Alla”. Markera första person, och klicka på fliken ”Saldon”. Klicka på ”Justering”, och sen på ”Lönebehandlade” i rutan ”Visa” till höger. Programmet byter då till den dag där saldona ska justeras (sista på föregående period, dvs vanligen sista mars). Dra ner hissen, så semestersaldona syns, och fyll i dagarna från listan. Tips: Om det gäller hela dagar, behöver bara heltalssiffran anges och decimalerna (,00) läggs på automatiskt. OBS: Om nollställning är gjord enligt ovan skall man vara vaksam vid förändring av varje saldo om uttag gjorts just denna dag! Det syns i fältet ”Förändring”. I dessa fall, öka det värde som läggs in med den uttagna tiden, så hänsyn tas till uttaget. T.ex om en person ska ha 25 dagar betald sem, och tagit ut betald sem den aktuella dagen, lägg in 26 dagar. Om nollställning inte är gjord skall förändring inte beaktas utan man skall istället vara vaksam på vad som står i ”Innestående”. Oavsett skall man alltid kontrollera, att det man vill uppnå som ingående saldo i det nya året, är det värde som står i ”Innestående” efter att man verkställt justeringen. När saldona lagts in för en person, klicka på ”Verkställ”, och kontrollera gärna att det blev rätt. Klicka på ”Nästa anst”, och upprepa manövern. Notera att den automatiskt byter dag om man kommer till en person som anställts efter den aktuella dagen. På nyanställd får man lägga in eventuella saldon på anst.datumet. Sen när man tar ”Nästa anst” efter denna person, får man återgå till sista dagen i föregående period.

12 mars, 20184 november, 2022

Inför årsskifte

Inför årsskiften, i PAS:

Dessa punkter skall utföras i god tid före årsskiftet:

Lägg upp dagtyper för det nya året, detta görs under Registerunderhåll – Kalendern. Dagtyperna för vardag, lördag och söndag är redan inlagda för det nya året. Bläddra därför bara igenom det nya året och lägg i förekommande fall in dagtyp för helgdag, klämdag och eventuellt förkortade dagar. Om ni har tillgång till olika dagtypsscheman för olika anst.grupper, dvs funktionalitet för att lägga in t.ex så att klämdagar bara omfattar koll.anst och detta system används, så ska alla de dagtypsscheman som används underhållas för det nya året. För att ändra en dag: Klicka på dagen, och klicka sedan på aktuell dagtyp till höger.Tips: Om man har en helgdag eller klämdag som omfattar nästan alla anställda, kan det vara värt att lägga in dagtyp Helgdag respektive Klämdag på dagen, och sen koda allt eventuellt arbete under ’ordinarie’ tid på sådana dagar med särskild övt.kod för detta. Detta kan gälla t.ex nattskiftare, som ’går på’ på kvällen på helg-/klämdagen.
Lägg upp årsscheman för det nya året. Detta görs under Registerunderhåll – Person – Årsschemafliken – Kopiera… De kunder som inte använder ’PASSBYTE’ kan, om de så önskar, använda rutinen ’Till nytt år’, som kopierar var och ens schema till nästkommande år. De som använder ’PASSBYTE’ kanske inte kan göra denna kopiering, eftersom dessa tillfälliga ’passbytestidkoder’ då följer med till nästa år. Vanligtvis använder man då de sista veckorna på året som ’grund’, om man inte gjort passbyten under dessa veckor (dvs gör detta i tid).Alternativt kan man lägga upp schemat ’manuellt’ (ej kopiering) för en valfri anställd ur varje ’schemagrupp’ (anst som jobbar precis samma tider), varefter denna upplagda kan kopieras till de övriga i samma ’schemagrupp’ med rutinen ’Inom samma år’.För att kopiera ’Inom samma år’: Välj år och anställd som har det schema som ska kopieras. Välj sen nedan den eller de som ska ha samma schema, och klicka på Verkställ.För att kopiera ’Till nytt år’: Välj först om hela året ska kopieras (’Rak kopiering’, dvs vecka 1 till vecka 1 osv), eller om man ska kopiera från det som ligger under slutet av året (’Ange startvecka’). I det senare fallet (som rekommenderas), anges startvecka för perioden som ska användas som mall, och hur lång den perioden är (t.ex årets sista två veckor). Välj sen nedan för vilken eller vilka som kopiering ska ske, och klicka på Verkställ.
Obs: Om nya arbetstider är aktuella, behöver nya tidkoder läggas upp. Ni skall inte ändra tider i befintliga tidkoder!
De kunder som har funktionen för prissättning av arbetskort och har månadsavlönade, får lägga in normal arbetstid per månad det nya året. Detta görs i programmet Löneadministration – Norm.tider.
De kunder som har funktionen för visning av årets och periodens övertid, får lägga in övertidsperioder i programmet Löneparametrar – Övertid, fliken Övertidsperioder. Görs för tj.män respektive koll.anst.
Om ni använder funktionen för beräkning av storhelgs-OB, behöver detta kompletteras med dagarna under det nya året. Det görs under Löneparametrar, i programmet OB-ersättning.
De kunder som har funktionen för beräkning av Beredskap, och att sådan kan utgå under storhelg, behöver komplettera med dagarna under det nya året. Det görs under Löneparametrar, i programmet Beredskap.

Dessa punkter skall utföras då förra året är ’avslutat’:

Nollställning av övertidssaldon mm ska köras, då hela föregående året är kört i lön för respektive anst.form. Det görs med rutinen ’Nollställ saldon’, som finns i Tidadministration – Saldon. Notera att det finns två flikar i denna funktion och att det är övertidsfliken som är aktuell i denna punkt. Välj nu rätt anst.form, och ange under ’Nollställ fr.o.m’ vilken som är den första dagen på det nya saldo-året. Klicka sen på Nollställ. Upprepa rutinen för den andra anst.formen, vid rätt tid (kan köras vid olika tidpunkter).
De kunder som har tidbank för koll.anst och/eller tj.män, ska kontrollera så ingen anställd ligger över gränsen 100 timmar vid årsskiftet. Överstigande tid ska överföras till pensionspremie eller annat. Den anställde ska meddela om detta, men olika hantering av detta finns. I funktionen Tidadministration – Saldon finns rutinen ’Årsrutin tidbank’, välj rätt flik (anst.form). I den kan man dels ta fram lista över tidbankssituationen och dels justera tidbanken för de som har ett saldo som överstiger 100 timmar. Det är, för koll.anst, summa tid i saldona Komp.tid och Skift.komp i saldotabellen (per den sista dagen i sista löneperioden under det aktuella året) som kontrolleras och v.b. justeras. För tj.män är det i normalfallet skift.komp som är tidbanken. För mer information se hjälpen.
I förekommande fall skall vissa anställda som slutat tas bort ur personregistret. Dessa skall då tas bort manuellt ur lönesystemet också, så ni alltid har samma anställda i båda systemen (utom om man har t.ex elever eller andra ej anställda, som bara finns i PAS). Notera att personer som raderas initialt blir inaktiverade. Man kan sedan återaktivera en person som återkommer i tjänst. För att helt radera person måste man ta radera för personen i listan för inaktiverade.
Tidkoder kan ju inte tas bort om de används i något årsschema oavsett om det året är passerat eller inte. Om man har behov av att rensa bland tidkoder som använts för flera år sedan kan man rensa bort gamla årsscheman. Detta görs under Registerunderhåll – Person och fliken Årsschema. Där, nere till höger, finns en knapp som heter ’Radera’. Den kan man klicka på och sedan välja vilket år som årsschema ska tas bort. Notera att schema då tas bort för alla för valt år, såvida inte Enskild är vald. När detta är gjort kan man sedan radera tidkoder under Registerunderhåll – Tidkoder. Notera att inget ska tas bort, vare sig person, tidkod eller årsschema för period som man ännu kan ha statistikbehov för.
De kunder som har funktionen ”Sjukredovisning” (Rapport till årsredovisningen) kan köra ut underlag nu.