Inför årsskifte

Inför årsskiften, i PAS:

Dessa punkter skall utföras i god tid före årsskiftet:

1. Lägg upp dagtyper för det nya året, detta görs under Registerunderhåll – Kalendern. Dagtyperna för vardag, lördag och söndag är redan inlagda för det nya året. Bläddra därför bara igenom det nya året och lägg i förekommande fall in dagtyp för helgdag, klämdag och eventuellt förkortade dagar. Om ni har tillgång till olika dagtypsscheman för olika anst.grupper, dvs funktionalitet för att lägga in t.ex så att klämdagar bara omfattar koll.anst och detta system används, så ska alla de dagtypsscheman som används underhållas för det nya året. För att ändra en dag: Klicka på dagen, och klicka sedan på aktuell dagtyp till höger.Tips: Om man har en helgdag eller klämdag som omfattar nästan alla anställda, kan det vara värt att lägga in dagtyp Helgdag respektive Klämdag på dagen, och sen koda allt eventuellt arbete under ’ordinarie’ tid på sådana dagar med särskild övt.kod för detta. Detta kan gälla t.ex nattskiftare, som ’går på’ på kvällen på helg-/klämdagen.
2. Lägg upp årsscheman för det nya året. Detta görs under Registerunderhåll – Person – Årsschemafliken – Kopiera… De kunder som inte använder ’PASSBYTE’ kan, om de så önskar, använda rutinen ’Till nytt år’, som kopierar var och ens schema till nästkommande år. De som använder ’PASSBYTE’ kanske inte kan göra denna kopiering, eftersom dessa tillfälliga ’passbytestidkoder’ då följer med till nästa år. Vanligtvis använder man då de sista veckorna på året som ’grund’, om man inte gjort passbyten under dessa veckor (dvs gör detta i tid).Alternativt kan man lägga upp schemat ’manuellt’ (ej kopiering) för en valfri anställd ur varje ’schemagrupp’ (anst som jobbar precis samma tider), varefter denna upplagda kan kopieras till de övriga i samma ’schemagrupp’ med rutinen ’Inom samma år’.För att kopiera ’Inom samma år’: Välj år och anställd som har det schema som ska kopieras. Välj sen nedan den eller de som ska ha samma schema, och klicka på Verkställ.För att kopiera ’Till nytt år’: Välj först om hela året ska kopieras (’Rak kopiering’, dvs vecka 1 till vecka 1 osv), eller om man ska kopiera från det som ligger under slutet av året (’Ange startvecka’). I det senare fallet (som rekommenderas), anges startvecka för perioden som ska användas som mall, och hur lång den perioden är (t.ex årets sista två veckor). Välj sen nedan för vilken eller vilka som kopiering ska ske, och klicka på Verkställ.

   Obs: Om nya arbetstider är aktuella, behöver nya tidkoder läggas upp. Ni skall inte ändra tider i befintliga tidkoder!

3. De kunder som har funktionen för prissättning av arbetskort och har månadsavlönade, får lägga in normal arbetstid per månad det nya året. Detta görs i programmet Löneadministration – Norm.tider.
4. De kunder som har funktionen för visning av årets och periodens övertid, får lägga in övertidsperioder i programmet Löneparametrar – Övertid, fliken Övertidsperioder. Görs för tj.män respektive koll.anst.
5. Om ni använder funktionen för beräkning av storhelgs-OB, behöver detta kompletteras med dagarna under det nya året. Det görs under Löneparametrar, i programmet OB-ersättning.
6. De kunder som har funktionen för beräkning av Beredskap, och att sådan kan utgå under storhelg, behöver komplettera med dagarna under det nya året. Det görs under Löneparametrar, i programmet Beredskap.

Dessa punkter skall utföras då förra året är ’avslutat’:

1. Nollställning av övertidssaldon mm ska köras, då hela föregående året är kört i lön för respektive anst.form. Det görs med rutinen ’Nollställ saldon’, som finns i Tidadministration – Saldon. Notera att det finns två flikar i denna funktion och att det är övertidsfliken som är aktuell i denna punkt. Välj nu rätt anst.form, och ange under ’Nollställ fr.o.m’ vilken som är den första dagen på det nya saldo-året. Klicka sen på Nollställ. Upprepa rutinen för den andra anst.formen, vid rätt tid (kan köras vid olika tidpunkter).
2. De kunder som har tidbank för koll.anst och/eller tj.män, ska kontrollera så ingen anställd ligger över gränsen 100 timmar vid årsskiftet. Överstigande tid ska överföras till pensionspremie eller annat. Den anställde ska meddela om detta, men olika hantering av detta finns. I funktionen Tidadministration – Saldon finns rutinen ’Årsrutin tidbank’, välj rätt flik (anst.form). I den kan man dels ta fram lista över tidbankssituationen och dels justera tidbanken för de som har ett saldo som överstiger 100 timmar. Det är, för koll.anst, summa tid i saldona Komp.tid och Skift.komp i saldotabellen (per den sista dagen i sista löneperioden under det aktuella året) som kontrolleras och v.b. justeras. För tj.män är det i normalfallet skift.komp som är tidbanken. För mer information se hjälpen.
3. I förekommande fall skall vissa anställda som slutat tas bort ur personregistret. Dessa skall då tas bort manuellt ur lönesystemet också, så ni alltid har samma anställda i båda systemen (utom om man har t.ex elever eller andra ej anställda, som bara finns i PAS). Notera att personer som raderas initialt blir inaktiverade. Man kan sedan återaktivera en person som återkommer i tjänst. För att helt radera person måste man ta radera för personen i listan för inaktiverade.
4. Tidkoder kan ju inte tas bort om de används i något årsschema oavsett om det året är passerat eller inte. Om man har behov av att rensa bland tidkoder som använts för flera år sedan kan man rensa bort gamla årsscheman. Detta görs under Registerunderhåll – Person och fliken Årsschema. Där, nere till höger, finns en knapp som heter ’Radera’. Den kan man klicka på och sedan välja vilket år som årsschema ska tas bort. Notera att schema då tas bort för alla för valt år, såvida inte Enskild är vald. När detta är gjort kan man sedan radera tidkoder under Registerunderhåll – Tidkoder. Notera att inget ska tas bort, vare sig person, tidkod eller årsschema för period som man ännu kan ha statistikbehov för.
5. De kunder som har funktionen ”Sjukredovisning” (Rapport till årsredovisningen) kan köra ut underlag nu.