Kategori: Närvaro/Frånvaro

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Underlag för arb.givarintyg. Den används för att skapa ett underlag för att enkelt kunna fylla i ett arbetsgivarintyg till den anställde.

Programmet redovisar bl a antal arbetade timmar och dagar per månad under ett år, fram till angiven dag (oftast slutdatum för den anställde). Även frånvaro, övertid, mertid och summor för året redovisas.

I arbetstiden inkluderas helgdagar/helgtid (kod 37), klämdagar/klämtid (kod 36), uttag skiftkomp/arbetstidsförkortning (kod 39) och betald frånvaro (kod 31 – 35). Dessutom inkluderas eventuella övriga koder med flex.alt 0 (noll), d v s koder som redovisas som närvarotid på närvarokorten. Om ytterligare frånvaro skall medräknas i arbetstiden, får dessa frånvarokoder anges i programmet. Läs mer om detta nedan.

Eventuell övertid och mertid är inte medräknad i arbetstiden.

För helgdagar och klämdagar (måndag-fredag) räknas den tid som personen annars skulle arbetat enligt schemat den aktuella dagen.

Frånvaro som skall räknas

Som beskrivet ovan, räknas med automatik viss frånvaro som arbetstid här. Utöver denna frånvaro, finns som regel även annan frånvaro som skall inräknas i arbetstiden. Det kan t ex gälla den frånvaro som nämns på skärmen, som semester och permittering.

De frånvarokoder som avser sådan frånvaro, skall en gång läggas in under Frånvaro med följande frv.koder… .När man angivit eller ändrat dessa koder, klicka på Spara koder, så sparas dessa för kommande körningar.

Skapa ett underlag

Så här skapar man ett underlag för arbetsgivarintyg:

Välj rätt person, i fältet Anst.nr. Detta antingen genom att skriva rätt anst.nr, eller att klicka på nedåtpilen och välja i listan. Då visas personens namn och personnr m m.

Ange det slutdatum som önskas på underlaget, d v s fram till vilken dag underlaget skall beräknas.

Programmet sätter då automatiskt startdatum till ett år före den dagen, d v s man behöver normalt inte ange startdatum. Man kan dock ändra startdatum, men inte mer än att ta med hela startmånaden. Det kan vara användbart då en längre period behöver bevakas. Se Anm nedan.

Skulle personen inte ha arbetat ett helt år, söker programmet ut för den period personen arbetat. Det gör alltså inget att startdatumet i ett sådant fall ligger före personens anst.datum.

Anm: I instruktionerna för arbetsgivarintyget står det att man ej ska redovisa månader där arbetstagaren haft uppehåll i arbetet. Då ska arbetsgivarintyget ’utsträckas i tiden’. Detta görs inte automatiskt av programmet, då det är upp till arbetsgivaren att avgöra om detta behov föreligger. Därför kan man då komma att få skriva ut två underlag för samma person, men olika period, och sen ’sammanställa’ lämpliga månader på arbetsgivarintyget.

Klicka sen på Beräkna, och underlaget visas på skärmen. Klicka sen på Förhandsgranska, om du önskar se resultatet lite tydligare presenterat, eller klicka på Skriv ut för att skriva ut underlaget.

Tidkoder kan skrivas ut på olika sätt. Välj Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Tidkoder i huvudmenyn för att starta modulen.

I rutan Välj utskriftstyp finns fem olika valmöjligheter för att skriva ut tidkoder, nämligen dessa:

Alla
Listar samtliga registrerade tidkoder. Notera att denna utskrift även tar med passbytestidkoder, varför det ofta är bättre att använda Intervall.

Fasta tider
Listar alla tidkoder med fasta arbetstider (inkl passbytestidkoder med fasta tider).

Flextider
Listar alla tidkoder med flextider (inkl passbytestidkoder med flextid).

Enstaka
För utskrift av enstaka tidkod. När detta val markeras, visas ett fält där man väljer önskad tidkod. Detta antingen genom att skriva tidkodsnumret, eller genom att klicka på pilen och välja i listan.

Intervall
Listar alla tidkoder i ett visst intervall. Väljer du detta alternativ visas listrutor, ( fr o m tidkod, t o m tidkod ), där du kan bestämma aktuellt intervall.

Du markerar önskat alternativ genom att klicka på aktuell markeringsknapp.

Klicka slutligen på knappen Förhandsgranska för att se resultatet före utskrift eller på Skriv ut för att skriva ut direkt.

Här kan man skriva ut sjuklarm för pågående eller tidigare sjuktillfällen. Det är en tillvalsfunktion i PAS. Inställningar för detta görs i Lön > Parametrar > Sjuklön, i fliken Sjukbevakning. Kontakta PAS AB om ni inte har funktionen, men är intresserade.

Ett nattprogram körs i PAS nattrutin varje natt, som kontrollerar sjukperioder. Sjuklarm skrivs på en nattlista. Dessa skrivs dock bara en gång per sjuktillfälle, d v s inte upprepat varje natt tills personen tillfrisknar. Därför finns denna rutin, så man i efterhand kan skriva ut pågående eller alla (även tidigare) sjuklarm.

Nattrutinen kan dels bevaka antal sjuktillfällen (karensdagar) under det senaste året, och dels upp till fyra gränser för långtidssjukdom. Läs mer i Sjukbevakning.

Välj först om bara gällande (pågående) eller alla sjuklarm ska skrivas ut. Väljer man det senare, kommer dock bara det senaste larmet för respektive person.

Välj sedan anst.form, eller Alla.

Gör vid behov ytterligare urval i rutan Tag med dessa.

Klicka sedan på Förhandsgranska för att förhandsgranska listan, eller på Skriv ut för att direkt skriva ut den.

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Planerad frånvaro.

Utskrift kan göras t ex för att ha en semesterplanering uppsatt på anslagstavla.

Olika färger sätts, beroende på typ av dag:

· Vardagar visas med vit färg.

· Planerad frånvaro markeras med gul färg, och aktuell frånvarokod.

· Lördagar visas med grå färg, och ett ’L’.

· Söndagar visas med röd färg, och ett ’S’.

· Helgdagar visas med lila färg, och ett ’H’.

· Klämdagar visas med grön färg, och ett ’K’.

Anm: Man kan som mest skriva ut 8 veckor per gång. Om man vill ha en längre period utskriven, får man dela upp det på flera utskrifter.

Planering av frånvaro kan göras av personalen själv, i Rapportsystemet. Det sätts upp i systemet, om personalen bara ska kunna planera frånvaro för nästkommande arbetsdag, eller för senare dag och perioder.

Planering av frånvaro kan även göras av arbetsledare som har tillgång till programmet Planerad frånvaro i menyn, under Tidadministration. Läs mer i Planerad frånvaro.

Utskrift

Välj de veckor som utskriften ska omfatta, i rutan Period.

Välj Anställningsform, eller Alla.

Välj ytterligare urval i rutan Tag med dessa.

Välj i rutan Urval den kategori som skall skrivas ut. Markerar du valen Enstaka anst.nr eller Enstaka org.enheter visas listor för att välja personer respektive org.enheter. Markera på sedvanligt sätt de önskade personerna i listan Tillgängliga, och kopiera över dem till listan Valda med piltangenterna. Läs här om du är osäker på hur man gör.

När alla val är gjorda klickar du endera på knappen Granska för att se resultatet före utskrift eller på Skriv ut för att skriva ut direkt.

I granskaläget kan utskrift ske direkt genom att du klickar på skrivarikonen i verktygsraden. Klicka på därefter på Stäng för att återvända till urvalslistan.

Närliggande information:

– Planerad frånvaro

Du kan skriva ut närvarokortet i attesten på papper. Välj Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Närvarokort i huvudmenyn för att starta modulen.

Du kan skriva ut en närvarolista på olika sätt. I rutan Period anger du först den tidsperiod som listan skall omfatta. Valmöjligheterna sträcker sig från enstaka dag till en hel vecka. Klicka på pilarna i respektive listruta och markera önskade värden.

I rutan Urval anger du den kategori vars närvarolistor skall skrivas ut. Markerar du valen Enskild person eller Enskild org.enhet visas listor för att välja anställda respektive org.enheter. Markera på sedvanligt sätt de önskade personerna i listan Tillgängliga, och kopiera över dem till listan Valda med piltangenterna. Läs här om du är osäker på hur man gör.

När alla val är gjorda klickar du endera på knappen Förhandsgranska för att se resultatet före utskrift eller på Skriv ut för att skriva ut direkt.

Allmänt

En rapport med närvarouppföljning skriver man ut genom att i huvudmenyn välja modulen Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Närvaro och avvikelser.

Rapporten redovisar en person i taget, enligt urvalen nedan. För varje dag i perioden redovisas schemalagd tid, närvaro, frånvaro, övertid och eventuell flextid.

I rutan Period anger du vilken tidsperiod som skall visas. Först väljer du aktuellt år i listrutan År. Därefter är tre periodalternativ tillgängliga:

Visa vecka
Ange önskad vecka i listrutan

Visa månad
Ange önskad månad i listrutan

Visa intervall
Ange önskat intervall ( fr o m datum t o m datum ) i listrutorna

I rutan Urval, kan man först välja om endast en anst.form skall tas med, eller alla.

Bredvid det, i rutan Tag med dessa,markerar man de personkategorier utskriften skall omfatta, enligt följande:

· Markera fältet Egen personal, om uppföljningen skall omfatta egen personal, d v s de som har fältet Egen personal i personregistret markerat.

· Under det kan man ange om de som ej är egen personal enligt samma fält, t ex inhyrd personal eller elever, skall omfattas. Vanligtvis vill man nog inte det, och då ska fältet Personer som ej är egen personal ej vara markerad.

· I nästa fält, De som har slutat, anges om de som slutat före angiven period skall tas med eller ej. Anm: Vill man ha en summa för all övertid under året, bör detta fält vara markerat. I annat fall redovisas inte övertid för de som slutade under året men före den period som anges.

I rutan längst ner väljer man till sist sortering och omfattning.

· Välj Alla sorterat på anst.nr för att få med alla personer (enligt tidigare gjorda val), sorterat per anst.nr.

· Välj annars Alla sorterat på org.enhet för att även här få alla personer, men sorterat per org.enhet. Inom respektive org.enhet sorteras personerna per anst.nr.

· Vill man ha enstaka personer, klicka på Enstaka anst.nr. Då visas all personal i rutan Tillgängliga, varifrån man kopierar över de önskade till rutan Valda på traditionellt sätt. Läs mer här, om du vill veta hur man gör.

· Vill man ha en eller flera org.enheter, klicka på Enstaka org.enhet. Då visas upplagda org.enheter i rutan Tillgängliga, och de som önskas kopieras över till rutan Valda på samma sätt som ovan.

Klicka slutligen på knappen Förhandsgranska för att se resultatet före utskrift eller på Skriv ut för att skriva ut direkt.

I granskaläget kan utskrift ske direkt genom att klicka på skrivarikonen i verktygsraden. Klicka på Stäng för att återvända till urvalslistan.

Anm: I resultatet finns nedtill summerad övertid, uppdelad på övertid i pengar (betald) och övertid i komp. I Övertid i komp inkluderas här övertid som är angiven i systemet att det gäller övertidskomp. I Övertid betald inkluderas all annan övertid, oavsett övertidskod. Här finns även Övertid i komp (beräknad), som avser uppräknad komp (vilket vanligen bara görs för tj.män).

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Komp- och övertid. Den används då man vill skriva ut en övertidsjournal, d v s göra uppföljning på övertid m m under året och för angiven period.

Köra en uppföljning

Uppföljningen redovisar alltid de aktuella saldona från årets början fram till senast körda lön i PAS. Kör man inte löner i PAS, får man ange till vilken dag dessa saldon skall redovisas.

Dessutom kan uppföljningen redovisa förändringarna under valfri period. Om detta önskas, ange först den period som önskas, i rutan Period. Ange antingen datum eller veckor.

I rutan Saldogränser för övertidslarm kan man ange vid vilka värden (saldon) som listan skall larma (markera) de personer som överskrider dessa gränser. Man har alltså chans att få larm lite innan de avtalsmässiga gränserna uppnås. Dessa inställningar sparas automatiskt, och behöver normalt ej ändras.

I rutan Urval, kan man först välja om endast en anst.form skall tas med, eller alla.

Bredvid det, i rutan Tag med dessa,markerar man de personkategorier utskriften skall omfatta, enligt följande:

· Markera fältet Egen personal, om uppföljningen skall omfatta egen personal, d v s de som har fältet Egen personal i personregistret markerat.

· Under det kan man ange om de som ej är egen personal enligt samma fält, t ex inhyrd personal eller elever, skall omfattas. Vanligtvis vill man nog inte det, och då ska fältet Personer som ej är egen personal ej vara markerad.

· I nästa fält, De som har slutat, anges om de som slutat före angiven period skall tas med eller ej. Anm: Vill man ha en summa för all övertid under året, bör detta fält vara markerat. I annat fall redovisas inte övertid för de som slutade under året men före den period som anges.

I rutan längst ner väljer man till sist sortering och omfattning.

· Välj Alla sorterat på anst.nr för att få med alla personer (enligt tidigare gjorda val), sorterat per anst.nr.

· Välj annars Alla sorterat på org.enhet för att även här få alla personer, men sorterat per org.enhet. Inom respektive org.enhet sorteras personerna per anst.nr.

· Vill man ha enstaka personer, klicka på Enstaka anst.nr. Då visas all personal i rutan Tillgängliga, varifrån man kopierar över de önskade till rutan Valda på traditionellt sätt. Läs mer här, om du vill veta hur man gör.

· Vill man ha en eller flera org.enheter, klicka på Enstaka org.enhet. Då visas upplagda org.enheter i rutan Tillgängliga, och de som önskas kopieras över till rutan Valda på samma sätt som ovan.

Klicka sen på Förhandsgranska eller Skriv ut, så startar utsökningen. Resultatet visas på skärmen om Förhandsgranska valdes. Det är första sidan som visas. Finns det flera sidor, bläddrar man framåt med knappen med en röd pil åt höger. Vill man skriva ut, är det bara att klicka på knappen med skrivaren.

På slutet av listan skrivs en kort förklaring till de saldon och tider som visas.

Övertidsutrymmet (normalt 150 tim för tj.män och 200 tim för koll.anst), bevakas mot kolumnen Övertidssaldo. Programmet markerar med asterisker (larm) vid denna kolumn, om personer passerat angivna gränser. I detta saldo har all återförd övertid (kompledighet) från årets början avräknats. Anm: Har man angivit gränser för hur mycket övertid som får återföras, återförs dock inte mer än den tiden. Dessa gränser anges i programmet Övertid, för respektive anställningsform.

Har man bevakning på övertid under vald period, t ex 4 veckor, är det kolumnen Summa perioden som bevakas. Eventuella asterisker (larm) skrivs vid denna kolumn. Notera att systemet ej kan utföra denna beräkning fullt ut, om man inte kört lön för hela perioden.

Anm: I övertiderna i detta program inkluderas endast övertid som påverkar övertidssaldot.

Allmänt

Denna tillvalsmodul används för att skriva ut en statistik över närvaro och frånvaro under angiven period, i två avsnitt:

Dels redovisas perioden med ett tecken per dag, för att visa en överblick över utfallet under perioden. Dessa tecken anger man, enligt nedan.

Dessutom redovisas summerade tider under perioden, i timmar och dagar. Frånvaro redovisas även i tillfällen, d v s hur ofta man haft frånvaro med respektive frånvarokod. Även övertid under perioden redovisas, fördelat på pengar och komp. Anm: I denna övertid inkluderas endast övertid som påverkar övertidssaldot.

Val av tecken

Valfria tecken kan användas. För att välja vilka tecken som skall symbolisera olika typer av utfall, öppna fliken Inställningar. Där anger man de tecken man vill ha, och sparar med knappen Spara. Man kan ange tecken för följande utfall/avvikelser:

Närvaro hel dag
Obligatorisk. Sätts då man arbetat hela dagen, under ordinarie tid.

Närvaro mer än halv dag
Sätts då man arbetat mer än halva ordinarie tiden under dagen. Det medför att systemet då ej sätter tecknet för frånvaro del av dag enligt nedan.

Arbetsfri dag, ledig dag
Obligatorisk. Sätts för arbetsfri dag.

Flexuttag hel dag
Sätts då man tar flexuttag en hel dag.

Arbete på ledig dag
Sätts vid övertid eller annat arbete på annars arbetsfri dag.

Diverse frånvaro
Ett antal rader för hantering av olika typer av frånvaro. Man anger både tecken för hel frånvarodag, och för frånvaro del av dag. Dessutom anges den/de frånvarokoder som skall omfattas, d v s man kan här gruppera ihop flera koder som skall redovisas med samma tecken.

Övrig frånvaro
Obligatoriska. Här anges de tecken som ska anges för frånvaro vars kod ej angivits på någon rad ovan, gällande diverse frånvaro.

Anm: Man kan ej ange samma tecken på flera ställen här.

Utskrift

För att skriva ut turordning, ange först önskad period i rutan Period. Skriv datumen, eller klicka på nedåtpilen och klicka på rätt dag i almanackan.

Välj sedan aktuell anst.form, eller Alla, i rutan Anställningsform.

Markera sedan i rutan Tag med dessa om utskriften skall omfatta de som är markerade som Egen personal i personregistret, de som ej är egen personal, samt de som slutat inom angiven period. Anm: De som slutat före perioden medtas ej i utskriften.

Välj till sist i rutan Urval vilka personer som skall omfattas. Det finns olika urvalsmetoder, och urval görs på sedvanligt sätt.

Välj Alla sorterat på anst.nr för att få med alla anställda enligt ovan gjorda urval, sorterat på anst.nr.

Välj Alla sorterat på org.enhet för att få med alla anställda även här, men sorterat på org.enhet (vanligtvis avd).

Välj Enstaka anst.nr om vissa valda personer önskas. Personerna listas i rutan Tillgängliga, och de önskvärda kopieras över på sedvanligt sätt till rutan Valda. Klicka här för att läsa mer hur man gör detta.

Välj Enstaka org.enheter för att på motsvarande sätt kunna välja enstaka org.enheter (avd).

Klicka sen på Skriv ut för att få listan utskriven, eller på Förhandsgranska för att få den visad på skärmen.

Inlagda frånvarokoder och övertidskoder kan skrivas ut på papper. Starta modulen Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Frånvaro- och övertidskoder i huvudmenyn.

Markera den typ av koder som önskas utskrivna, och klicka på Skriv ut för att få dem utskrivna, eller Förhandsgranska för att förhandsgranska dem.