Kategori: Tidkoder

För att kopiera en tidkod gör du följande:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder.

2 Markera den tidkod du vill kopiera i listan och klicka på Kopiera.

3 Ange ett nummer på den nya tidkoden och klicka på OK. Systemet kontrollerar nu att detta tidkodsnummer inte redan finns upplagt. I så fall får du en fråga om du vill skriva över detta. Svara Nej om du inte vill det och ange ett annat nummer.

4 Markera den nya tidkoden i listan och klicka på Ändra och gör de förändringar som eventuellt behövs.

Observera: Ändra inte i en tidkod som används eller nyligen använts. Läs mer under Ändra tidkod.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Lägga upp tidkod

– Ändra tidkod

– Ta bort tidkod

För att ta bort en tidkod ur tidkodregistret gör du följande:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder.

2 Markera den tidkod du vill ta bort i listan och klicka på Radera.

3 Du får då en fråga om du vill ta bort posten. Välj OK om du vill fortsätta eller Avbryt om du ångrar dig.

Observera: En förutsättning för att en tidkod ska kunna tas bort, är att den inte ligger inlagd i något årsschema. I så fall får man ett meddelande om detta och vilka anst.nr tidkoden används av. Du kan välja att ändå ta bort tidkoden, men då kommer statistik m.m. för aktuella år och anställda inte att fungera längre.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Lägga upp tidkod

– Ändra tidkod

– Kopiera tidkod

Observera: En tidkod, som används, bör inte ändras även om arbetstider förändras. Om man t ex inför nya scheman vid ett årsskifte, måste nya tidkoder läggas upp och de nya tidkodsnumren sedan läggas in i årsschemat fr o m startveckan för det nya schemat. Anledningen till detta är att systemet måste kunna beräkna tidigare veckor, före schemabytet, även efter det att schema ändrats.

Så här gör du annars för att ändra en befintlig tidkod, t ex en som just lagts upp:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder.

2 Markera den tidkod du vill ändra i listan och klicka på Ändra.

3 Gör önskade ändringar i fälten och flikarna i dialogrutan. Se dock anm ovan. För information om fälten, se Fältförklaringar Tidkodsfält.

4 Välj Verkställ eller OK för att spara de gjorda ändringarna.

Tips: Man kan vid nyuppläggning ofta spara tid genom att kopiera en upplagd tidkod som är snarlik den nya, och sedan införa förändringarna i den nya tidkoden.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Lägga upp tidkod

– Ta bort tidkod

– Kopiera tidkod

– Fältförklaringar Tidkodsfält

En tidkod är detsamma som ett veckoschema. Varje använd variant av veckoschema måste därför finnas upplagd som en egen tidkod. I årsschemat behöver man sedan bara ange till vilken eller vilka tidkoder varje anställd är knuten. Se vidare under Lägga upp årsschema.

Gör så här för att lägga upp en ny tidkod:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder. Då visas vilka tidkoder som redan finns upplagda.

2 Klicka på knappen Lägg till, och dialogrutan Ny tidkod visas. Där väljer du om den nya tidkoden avser flextid eller fast tid. Markera rätt val, och tag OK.

3 I dialogrutan som dyker upp fyller du sen i informationen om tidkoden under fliken Allmänt. Ett nytt tidkodsnummer krävs. Det är vanligt att man grupperar tidkoderna i olika nummerserier, t ex fasta tider för sig och flextider för sig. Benämningen på tidkoden kan med fördel väljas så att den visar vad den ska användas till (se v b fältförklaringar nedan). Tryck på Verkställ för att spara posten i detta läge, utan tider.

4 Klicka på fliken Tider, som nu finns tillgänglig. Ett formulär visas där de arbetstider, som ska gälla för tidkoden kan fyllas i. Skriv in de tider som skall gälla för den första arbetsdagen i veckan. Ofta gör man ju sen fler likadana dagar. Tag då Verkställ för att spara posten, och klicka därefter på knappen Kopiera dag. Då visas dialogrutan Kopiera dag, där man anger vilken dag som skall kopieras, och till vilken eller vilka dagar som kopiering ska ske. Kontrollera noga att ifyllda tider stämmer. Kontroller görs även av systemet, så man inte råkar skriva fel. Klicka på OK.

5 Koppla övertidsregler till tidkoden i fliken Övertidsregler om denna syns. Läs mer om detta i Övertidsregler.

6 Välj Verkställ eller OK för att spara posten.

Fältförklaringar Tidkodsfält

Fält
Förklaring

Benämning
Namn på tidkoden.

Tillägg
Skiftformstillägg i procent. Se Skiftformsersättning. Eventuellt finns här dubbla fält för tillägg, löneart, konto och dagnr.

Löneart
Löneart för skiftformstillägg.

Konto
Konto för skiftformstillägg.

Dagnr
Fälten visas bara i de fall man har tillvalsfunktionen för att hantera olika skifters under olika dagar i samma vecka. Då markeras här vilka dagar respektive skift gäller. Se Skiftformsersättning.

Inarbetning (klämtid)
Inarbetad klämtid per dag eller vecka, enligt nästa fält. Se Klämtid.

per dag / per vecka
Styr om inarbete klämtid (föreg fält) gäller per dag eller per vecka.

Skiftkompensation
Inarbetad skiftkompensation (arbetstidsförkortning) per vecka. Anges i heltal minuter. Se Kompersättning. OBS: Fältet Arbetstidsförkortning skall vara förbockad. Se nedan.

Skiftkomp-2
Inarbetad skiftkomp-2, d v s motsvarande skiftkompensation men i eget (annat) saldo. Används normalt ej. Se Kompersättning.

Helgtid
Helgtid, 8,00 eller 1,00, då helglön skall utgå. Se Helglön.

Arbetstidsförkortning
Förbockad, om arbetstidsförkortning och/eller skiftkompensation skall utgå under veckor med denna tidkod i schemat.

Anm: Motsvarande fält (Arbetstidsförkortning) skall vara förbockat även i personregistret, för att arbetstidsförkortning och/eller skiftkompensation skall utgå.

Dagtypsschema
Styr vilken kalender (dagtypsschema, A-E) personerna som använder tidkoden är kopplade till. Gäller då inget annat angivits i personregistret. Notera att denna funktion är tillval i systemet. Om fältet ej är tillgängligt, kontakta PAS AB för prisinformation.

Arbetstidsprocent
Sysselsättningsgraden i procent. Räknas som heltid om inget anges.

Skiftarbete
Gäller i normalfall endast koll.anst anslutna till Metallavtalet. Då skall detta fält vara förbockat om man arbetar skift, och är berättigad till högre övertidsersättning (s k skiftövertid).

Anm: Tidigare ansågs man vara skiftarbetare om Skiftkompensation eller Skiftformsersättning var angivet, men nu är det detta fält som styr detta.

Intermittent deltid
Styr beräkning av mertid respektive övertid för deltidsanställda. Se Intermittent deltid.

Rätt till OB
Förbockad, om OB-ers skall utgå på OB-berättigad tid. Förutsätter dock att ’OB-berättigad’ i personregistret är förbockad.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Ändra tidkod

– Ta bort tidkod

– Kopiera tidko

Allmänt

Du lägger upp en ny tidkod genom att först klicka på knappen Lägg till. Nu visas dialogrutan Ny tidkod, där du först väljer om den nya tidkoden avser flextid eller fast tid. Markera rätt val och tag OK. Skriv sen in nummer på den nya tidkoden i fältet Tidkod i rutan Identitet. Skriv också in ett namn på tidkoden i fältet Benämning. Övriga uppgifter kan fyllas i nu eller senare, alltefter behov. Behoven att fylla i dessa andra fält varierar på t ex om man använder sig av PAS löneberedning. Läs här för mer information om dessa fält.

Klicka nu på Verkställ för att spara tidkoden i detta läge, alltså ännu helt utan tider. Efter detta har du nu också tillgång till fliken Tider. Se under den rubriken nedan.

Grundprincipen vad gäller förändringar av tider i befintlig och använd tidkod är att det skall undvikas. Vill du ändock göra förändringar, ta kontakt med PAS AB för rådgivning.

För att göra förändringar i en tidkod, letar du upp tidkoden i listan (du kan även söka tidkod via knappen Sök) och markerar den samt klickar på Ändra. Du kan nu, i princip, göra vilka ändringar du vill utom att byta nummer på tidkoden. Observera dock att inga ändringar, som på något sätt påverkar utfallet av tidkoden, får göras om den används. I ett sådant fall måste en ny tidkod läggas upp. Smärre ändringar, som t ex namnbyte eller ändrade rastgränser (flyttning i tiden som inte påverkar uträkningen), är dock möjliga.

Vid uppläggning av ny tidkod är det ofta enklast att kopiera en snarlik tidkod, och sedan i den nya tidkoden göra de ändringar som behövs. Markera den tidkod du vill kopiera och klicka sedan på knappen Kopiera. I dialogrutan Kopiera tidkod, som nu visas, anger du den nya tidkodens nummer. Klicka på OK och tidkoden kopieras. Anm: En kontroll görs här så man inte råkar skriva över en befintlig tidkod. Du har nu, bortsett från tidkodsnummer, två identiska tidkoder. Gör sedan de ändringar som krävs för den nya tidkoden.

Du kan också ta bort tidkoder, dock bara en i taget. Markera tidkoden som ska tas bort. Kontrollera noga att det är rätt tidkod, och klicka på knappen Radera. Du får då en kontrollfråga om du vill ta bort tidkoden. Svara Ja om allt är i sin ordning, och tidkoden tas bort.

Notera: En förutsättning för att en tidkod ska kunna tas bort, är att den inte ligger inlagd i något årsschema. I så fall får man ett meddelande om detta och vilka anst.nr tidkoden används av. Du kan välja att ändå ta bort tidkoden, men då kommer statistik m.m. för aktuella år och anställda inte att fungera längre.

Tider

I den här fliken anger du de tider som skall gälla för tidkoden. Här kan du göra på flera sätt. Ett smidigt sätt är att börja med att skriva in tiderna för t ex dag 1 och klicka på knappen Verkställ när du är klar. Därefter klickar du på knappen Kopiera dag uppe till höger. I dialogrutan som dyker upp väljer du i rutan Kopiera från, dag 1. I rutan Kopiera till markerar du sedan de dagar som skall ha samma tider, t ex dagarna 2 t o m 5. Klicka därefter på OK och tiderna för dag 1 läggs in på övriga dagar som du markerat.

Du kan så klart också mata in tider helt manuellt, dag för dag.

Övertidsregler

I den här fliken underhåller man övertidsregler och kopplar dessa till aktuell tidkod. Om fliken Övertidsregler inte syns så används istället löneberedningen med tillhörande parametermoduler.

Alla regler som har kopplats till tidkoden listas i tabellen. För att skapa och koppla övertidsregler, eller bara titta på befintliga regler, klicka på Lägg till…. Du kan även ändra en regel genom att klicka på Ändra… eller Radera för att ta bort kopplingen. Radering av själva övertidsregeln görs inte här utan i dialogen som dyker upp när man klickar på Lägg till.

Läs mer om övertidsregler i avsnittet Övertidsregler.

Personkopplingar

Denna flik visar helt enkelt vilka personer som tidkoden har kopplats till i deras årsscheman. Inga ändringar kan göras här utan listan är bara till för information. Ändring av årsccheman görs i fliken Årsschema i modulen Personer.

Alla personer som skall tidregistrera i PAS måste finnas upplagda i PAS schemasystem. Detta består av veckoscheman, s k tidkoder, och årsscheman. Här beskrivs tidkoderna.

Ett veckoschema kan användas av en eller flera anställda. Varje variant av veckoschema måste därför vara upplagd som en egen tidkod, även om skillnaderna är till synes obetydliga. (Vissa smärre skillnader kan dock godtas under förutsättning att de inte på något sätt påverkar beräkningsutfallet. Det kan t ex gälla rasters läge i tidkoden, namnbyten mm). Ta därför till vana att alltid skapa en ny tidkod så snart varianter är aktuella.

Veckor med t ex helgdagar mm, utgör undantag. Då kan man vara registrerad på den ordinarie tidkoden och de aktuella dagarna markeras med Dagtyp.

Observera: I en tidkod anges inte vilka anställda, som är knutna till den. Det görs istället i Årsschemaregistret.

Man skiljer på tidkoder med fasta tider och flextider. En person som arbetar med flexibel arbetstid, skall alltså vara schemalagd på tidkod med flextid.

Tidkoderna numreras mellan 1 och 9999. Tidkod 999 är reserverad och skall finnas upplagd helt utan inlagda tider. Den används för anställda som man inte kan schemalägga, t ex elever som kan komma och gå på olika tider. Då tidkod 999 används räknar systemet all stämplad tid som arbetstid, men redovisar aldrig övertid eller frånvaro.

Notera: Ibland finns ordinarie anställda som också kan komma och gå som de vill, t ex personer i chefsbefattning. Dessa bör i stället ligga på en flextidkod med flex hela dygnet och en ordinarie tid inlagd som motsvarar en normal dag. Därmed kan man registrera frånvaro vid behov, t ex semester och sjukdom. Personer som skall ha frånvaro och/eller övertid kan alltså inte schemaläggas på tidkod 999.

I normalfall används 4-siffriga tidkodsnummer enbart till schemaändringar, s k Passbyten.

Närliggande information:

– Lägga upp tidkod

– Årsschema

– Fältförklaringar Tidkodsfält