Kategori: Schema

Publicerat

Kopiera årsschema till nytt år

Kopiering av årsscheman kan göras på två olika sätt. Antingen genom att kopiera från en person till en annan, under samma år, vilket man kan läsa om under Kopiera årsschema inom samma år, eller genom att för en eller flera personer kopiera deras egna scheman till nästkommande år, om de ska fortsätta att gälla efter ett årsskifte, vilket beskrivs här.

Gör följande om du vill kopiera ett årsschema för en eller flera personer till nästkommande år:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Kopiera årsschema.

2 Välj först Till nytt år längst upp, i rutan Kopiera

3 Välj därefter typ av kopiering i rutan Kopieringstyp till nytt år. Det finns två metoder: Välj Rak kopiering för att kopiera schemat vecka för vecka rakt, till det nya året, som alltså blir en kopia av föregående år. Denna metod är sällsynt, eftersom man t ex kan ha gjort schemaändringar under året, som inte är aktuella det nya året. Det kan även bli fel för de som har rullande scheman. I normalfall används därför den andra metoden, Ange startvecka. Välj då denna, och gör sen följande:

4 Välj det år som skall kopieras, i rutan Från. Systemet sätter då automatiskt rätt år i rutan Till.

5 Denna kopiering går ut på att man kopierar det schema som ligger i slutet av året, då det ju är det gällande schemat. Ange därför startvecka och det antal veckor som ska gälla som mall, d v s vad som ska kopieras in på det nya året. Detta görs i rutan Inom. Ni kan t ex kopiera för alla personer med en schemacykel om högst två veckor, genom att ange startvecka 51 (52 om året har 53 veckor), och en cykel på två veckor. Det gör inget att dessa veckor har helgdagar m m, då detta ju anges i Kalendern. Välj sedan ut alla dessa personer, enlilgt nedan, och utför kopieringen. Har ni sen t ex anställda med en cykel på tre veckor, anges startvecka 50 (51), och en cykel på tre veckor, varefter dessa kopieras.

6 Då startvecka och cykel angivits, ska man välja för vilka som kopiering ska ske. I rutan Urval personer syns personalen. Klicka på Lägg till>> (två ’>>’) för att överföra alla personer till rutan Till, d v s den rutan som visar för vilka som kopiering ska ske. För att flytta över enstaka personer, markera dem och klicka på Lägg till> (ett ’>’). Är det flera personer i ett intervall som skall få nya scheman samtidigt, markerar du den första personen, håller ner Shift och markerar den sista personen i intervallet.Hela intervallet är då markerat. Klicka sedan på knappen Lägg till>. På motsvarande sätt kan du, genom att hålla Ctrl nedtryckt, samtidigt markera flera personer som inte ligger i ett intervall och föra över dessa med Lägg till>.Blir det fel i urvalet, kan du alltid välja Ta bort, enstaka eller alla, för att ta bort det felaktiga urvalet.

7 Du kan annars ge nya scheman till samtliga personer i en eller flera organisationsenheter. Klicka i så fall på fliken Org.enhet i rutan Till. Rutan nere till vänster byter nu namn till Urval Organisationsenhet. Markera önskat alternativ och klicka på knappen Lägg till>. Enheten/enheterna syns nu i rutan Till.

8 När du har gjort urvalet, klicka på knappen Utför kopiering så utförs kopieringen. Skulle någon eller några av de valda personerna redan ha fått ett nytt årsschema får du en fråga, person för person, om du vill ersätta detta.

Närliggande information:

– Årsschemaregister

– Lägga upp årsschema

– Ändra årsschema

– Kopiera årsschema inom samma år

Publicerat

Kopiera årsschema inom samma år

Kopiering av årsscheman kan göras på två olika sätt. Här beskrivs kopiering av ett schema från en person till en annan, under samma år. Kopiering av scheman till nästkommande år kan du läsa om under Kopiera årsschema till nytt år.

Gör följande om du vill kopiera ett årsschema från en person till en annan. Notera dock att detta alltid kopiera scheman för hela år, d v s denna kopieringsmetod används i normalfall endast vid årsskiften:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Kopiera årsschema.

2 Välj först Inom samma år längst upp, och vilket år som ska kopieras. Välj år och person vars schema skall kopieras, i listrutan Från. (När du klickar på nedpilen i fältet Person visas samtliga registrerade personer). Välj därefter de personer, i rutan Urval personer, som ska ha detta schema (t ex alla i en organisationsenhet). Det finns som synes olika urvalsmöjligheter. För över markerade personer till rutan Till genom att klicka på Lägg till> ( ett ’>’ ). För över alla personer genom att klicka på Lägg till>> ( två ’>>’ ).

3 Detta bekräftas till sist med knappen Utför kopiering. Skulle en av de valda personerna redan ha ett schema, kommer en fråga om detta schema ska bytas ut eller ej.

Ångrar du dig innan du sparat uppdateringarna kan du alltid välja Ta bort, enstaka eller alla.

Närliggande information:

– Årsschemaregister

– Lägga upp årsschema

– Ändra årsschema

– Kopiera årsschema till nytt år

Publicerat

Kopiera årsschema

Kopiering av årsscheman kan göras på principiellt två olika sätt:

– Antingen kan man kopiera ett årsschema från en person till en eller flera andra personer, under samma år. Se Kopiera årsschema inom samma år.

– Annars kan man kopiera en och samma persons årsschema till nästkommande år, om det ska fortsätta att gälla efter årsskiftet. Se Kopiera årsschema till nytt år.

Publicerat

Lägga upp årsschema

I årsschemat kopplas tidkoderna (veckoscheman) ihop med personer. Varje person som tidregistrerar i PAS måste ha ett årsschema.

Följ dessa steg för att lägga upp ett nytt årsschema:

1 Öppna modulen Grund > Organisation > Person i huvudmenyn.

2 Markera personen som ska få ett årsschema och klicka på Ändra.

3 Klicka på fliken Årsschema. I rutan till höger syns de tidkoder, som finns upplagda.

4 Markera den första veckan som ska schemaläggas, och dubbelklicka på den tidkod som skall användas för den veckan. Genom att nu ta Enter upprepade gånger kan schemat fyllas i vecka för vecka, i de fall samma tidkod återkommer vecka för vecka. Ett annat sätt är att utnyttja kopieringsfunktionen under fliken Upprepa. Där anger du de veckor som ska kopieras (upprepas), och till vilken period kopiering ska ske, varefter du klickar på knappen Verkställ. Denna metod används då man har schemacykler (rullande schema), t ex olika slag av skiftarbete.

5 Välj Verkställ eller OK för att spara det nya årsschemat.

Tips: Ett årsschema kan ofta kopieras mellan personer. Läs mer under Kopiera årsschema.

Närliggande information:

– Årsschemaregister

– Ändra årsschema

– Kopiera årsschema

Publicerat

Ändra årsschema

Gör följande om du vill ändra i ett befintligt årsschema:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Grund > Organisation > Person.

2 Markera den person för vilken schemat ska ändras. Klicka på Ändra och välj sedan fliken Årsschema och det inlagda schemat visas.

3 Här kan nu ändringar göras. Ska tidkoden för en vecka bytas ut, markerar du veckan och dubbelklickar på önskad tidkod i fliken Tidkoder. Alternativt kan man klicka en gång på rätt tidkod, och sen på knappen Välj, eller bara ta Enter. Om samma tidkod sen ska gälla för nästkommande vecka, upprepar man enkelt bytet genom att ta Enter. Gäller ändringen flera veckor går det också att kopiera under fliken Upprepa. Där markerar du de veckor som ska kopieras (upprepas), och anger till vilken period kopiering ska ske. Därefter klickar du på knappen Verkställ.

4 Välj Verkställ eller OK för att spara de gjorda ändringarna.

Anm: I de fall man vill ge möjlighet för t ex attestansvarig att göra schemaändringar, men inte vill ge denne behörighet att se och ändra i hela personregistret, finns modulen Schemabyte att tillgå. Där kan man ändra i scheman, utan att man ser övriga uppgifter i personregistret. Sätt då alltså upp behörighet för den aktuella menygruppen till Schemabyte, men inte till Person.

Närliggande information:

– Årsschemaregister

– Lägga upp årsschema

– Kopiera årsschema

– Schemabyte

Publicerat

Årsschemaregister

Alla personer, som skall tidregistrera i PAS, måste finnas upplagda i PAS schemasystem. Detta system består av tidkoder och årsscheman. Här beskrivs årsscheman.

I detta register anger man för varje vecka enligt vilken tidkod respektive anställd arbetar.

Anm.: Det är schematypen (flextider eller fasta tider) i dessa tidkoder som avgör om personen har fasta tider eller flextidsschema för respektive vecka.

För personer som anställs under året, bör man schemalägga fr o m veckan innan anställningen börjar. Det är dock inget som hindrar att man alltid schemalägger för hela år. Resultatet blir i båda fallen detsamma.

Om man gör Passbyten, d v s tillfälliga schemaändringar, kommer nya tidkoder att automatiskt läggas in i årsschemat för den aktuella personen. Sådana nya tidkoder kan kontrolleras och vid behov ändras i tidkodsregistret.

Närliggande information:

– Lägga upp årsschema

Publicerat

Kopiera tidkod

För att kopiera en tidkod gör du följande:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder.

2 Markera den tidkod du vill kopiera i listan och klicka på Kopiera.

3 Ange ett nummer på den nya tidkoden och klicka på OK. Systemet kontrollerar nu att detta tidkodsnummer inte redan finns upplagt. I så fall får du en fråga om du vill skriva över detta. Svara Nej om du inte vill det och ange ett annat nummer.

4 Markera den nya tidkoden i listan och klicka på Ändra och gör de förändringar som eventuellt behövs.

Observera: Ändra inte i en tidkod som används eller nyligen använts. Läs mer under Ändra tidkod.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Lägga upp tidkod

– Ändra tidkod

– Ta bort tidkod

Publicerat

Ta bort tidkod

För att ta bort en tidkod ur tidkodregistret gör du följande:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder.

2 Markera den tidkod du vill ta bort i listan och klicka på Radera.

3 Du får då en fråga om du vill ta bort posten. Välj OK om du vill fortsätta eller Avbryt om du ångrar dig.

Observera: En förutsättning för att en tidkod ska kunna tas bort, är att den inte ligger inlagd i något årsschema. I så fall får man ett meddelande om detta och vilka anst.nr tidkoden används av. Du kan välja att ändå ta bort tidkoden, men då kommer statistik m.m. för aktuella år och anställda inte att fungera längre.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Lägga upp tidkod

– Ändra tidkod

– Kopiera tidkod

Publicerat

Ändra tidkod

Observera: En tidkod, som används, bör inte ändras även om arbetstider förändras. Om man t ex inför nya scheman vid ett årsskifte, måste nya tidkoder läggas upp och de nya tidkodsnumren sedan läggas in i årsschemat fr o m startveckan för det nya schemat. Anledningen till detta är att systemet måste kunna beräkna tidigare veckor, före schemabytet, även efter det att schema ändrats.

Så här gör du annars för att ändra en befintlig tidkod, t ex en som just lagts upp:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder.

2 Markera den tidkod du vill ändra i listan och klicka på Ändra.

3 Gör önskade ändringar i fälten och flikarna i dialogrutan. Se dock anm ovan. För information om fälten, se Fältförklaringar Tidkodsfält.

4 Välj Verkställ eller OK för att spara de gjorda ändringarna.

Tips: Man kan vid nyuppläggning ofta spara tid genom att kopiera en upplagd tidkod som är snarlik den nya, och sedan införa förändringarna i den nya tidkoden.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Lägga upp tidkod

– Ta bort tidkod

– Kopiera tidkod

– Fältförklaringar Tidkodsfält

Publicerat

Lägga upp tidkod

En tidkod är detsamma som ett veckoschema. Varje använd variant av veckoschema måste därför finnas upplagd som en egen tidkod. I årsschemat behöver man sedan bara ange till vilken eller vilka tidkoder varje anställd är knuten. Se vidare under Lägga upp årsschema.

Gör så här för att lägga upp en ny tidkod:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder. Då visas vilka tidkoder som redan finns upplagda.

2 Klicka på knappen Lägg till, och dialogrutan Ny tidkod visas. Där väljer du om den nya tidkoden avser flextid eller fast tid. Markera rätt val, och tag OK.

3 I dialogrutan som dyker upp fyller du sen i informationen om tidkoden under fliken Allmänt. Ett nytt tidkodsnummer krävs. Det är vanligt att man grupperar tidkoderna i olika nummerserier, t ex fasta tider för sig och flextider för sig. Benämningen på tidkoden kan med fördel väljas så att den visar vad den ska användas till (se v b fältförklaringar nedan). Tryck på Verkställ för att spara posten i detta läge, utan tider.

4 Klicka på fliken Tider, som nu finns tillgänglig. Ett formulär visas där de arbetstider, som ska gälla för tidkoden kan fyllas i. Skriv in de tider som skall gälla för den första arbetsdagen i veckan. Ofta gör man ju sen fler likadana dagar. Tag då Verkställ för att spara posten, och klicka därefter på knappen Kopiera dag. Då visas dialogrutan Kopiera dag, där man anger vilken dag som skall kopieras, och till vilken eller vilka dagar som kopiering ska ske. Kontrollera noga att ifyllda tider stämmer. Kontroller görs även av systemet, så man inte råkar skriva fel. Klicka på OK.

5 Koppla övertidsregler till tidkoden i fliken Övertidsregler om denna syns. Läs mer om detta i Övertidsregler.

6 Välj Verkställ eller OK för att spara posten.

Fältförklaringar Tidkodsfält

Fält
Förklaring

Benämning
Namn på tidkoden.

Tillägg
Skiftformstillägg i procent. Se Skiftformsersättning. Eventuellt finns här dubbla fält för tillägg, löneart, konto och dagnr.

Löneart
Löneart för skiftformstillägg.

Konto
Konto för skiftformstillägg.

Dagnr
Fälten visas bara i de fall man har tillvalsfunktionen för att hantera olika skifters under olika dagar i samma vecka. Då markeras här vilka dagar respektive skift gäller. Se Skiftformsersättning.

Inarbetning (klämtid)
Inarbetad klämtid per dag eller vecka, enligt nästa fält. Se Klämtid.

per dag / per vecka
Styr om inarbete klämtid (föreg fält) gäller per dag eller per vecka.

Skiftkompensation
Inarbetad skiftkompensation (arbetstidsförkortning) per vecka. Anges i heltal minuter. Se Kompersättning. OBS: Fältet Arbetstidsförkortning skall vara förbockad. Se nedan.

Skiftkomp-2
Inarbetad skiftkomp-2, d v s motsvarande skiftkompensation men i eget (annat) saldo. Används normalt ej. Se Kompersättning.

Helgtid
Helgtid, 8,00 eller 1,00, då helglön skall utgå. Se Helglön.

Arbetstidsförkortning
Förbockad, om arbetstidsförkortning och/eller skiftkompensation skall utgå under veckor med denna tidkod i schemat.

Anm: Motsvarande fält (Arbetstidsförkortning) skall vara förbockat även i personregistret, för att arbetstidsförkortning och/eller skiftkompensation skall utgå.

Dagtypsschema
Styr vilken kalender (dagtypsschema, A-E) personerna som använder tidkoden är kopplade till. Gäller då inget annat angivits i personregistret. Notera att denna funktion är tillval i systemet. Om fältet ej är tillgängligt, kontakta PAS AB för prisinformation.

Arbetstidsprocent
Sysselsättningsgraden i procent. Räknas som heltid om inget anges.

Skiftarbete
Gäller i normalfall endast koll.anst anslutna till Metallavtalet. Då skall detta fält vara förbockat om man arbetar skift, och är berättigad till högre övertidsersättning (s k skiftövertid).

Anm: Tidigare ansågs man vara skiftarbetare om Skiftkompensation eller Skiftformsersättning var angivet, men nu är det detta fält som styr detta.

Intermittent deltid
Styr beräkning av mertid respektive övertid för deltidsanställda. Se Intermittent deltid.

Rätt till OB
Förbockad, om OB-ers skall utgå på OB-berättigad tid. Förutsätter dock att ’OB-berättigad’ i personregistret är förbockad.

Närliggande information:

– Tidkodsregister

– Ändra tidkod

– Ta bort tidkod

– Kopiera tidko