Här beskrivs alternativen för flextidsberäkning (flexalternativ) i PAS. De styr hur systemet fördelar avvikelsetid mellan frånvaro/minusflex och övertid/plusflex.
Dessa flexalternativ läggs in för respektive avvikelsekod i hjälpregistret. Systemet vet då hur avvikelsetiden skall hanteras när respektive kod används. Denna inläggning görs normalt i samband med systeminstallationen, men kan när som helst ändras eller kompletteras. Görs en ändring av ett flexalternativ i efterhand, förändras alla framtida beräkningar, där den aktuella avvikelsekoden finns angiven.
Vid avvikelser från schemat måste avvikelsekoder anges. För frånvarotid anges en frånvarokod och för olika typer av inarbetning anges en övertidskod. Har man flexibel arbetstid och stämplar inom flextidsgränserna behöver ingen kod anges, förutsatt att avvikelsetiden skall ge flextid.
Flexalternativ 0 och 1 gäller endast frånvarokod/frånvarotid. Övriga flexalternativ gäller både frånvaro och övertid. Logiken är densamma i båda fallen, d v s samma beräkningssätt används både för frånvarotid och övertid.
Några exempel med stämplad tid mot schemalagd tid finns nedan. Inlagda bokstäver har följande betydelse:
X = Flextidsgräns
N = Normaltid, d v s ordinarie kom-tid respektive slut-tid
S = Stämpling (oftast på flextid)
L = Lunch
T = Tjänsteärende (betald frånvaro, redovisas som närvaro)
F = Frånvarotid
M = Minusflex
Följande flexalternativ finns:
Flexalternativ 0 (noll).
· Avser betald frånvarotid, t ex tjänsteärende.
· Används i de fall man vill att sådan typ av frånvaro skall redovisas som närvarotid i stället för frånvarotid på närvarokorten. Oavsett om frånvarotiden registreras som frånvaro eller närvaro, hanteras den på samma sätt i statistik- och lönesammanhang. Det är alltså bara själva redovisningen på närvarokorten som påverkas. Det är i några lägen enklare att justera och attestera vissa mera komplicerade närvarokort då man väljer att redovisa tiden som frånvaro (d v s inte använda flexalternativ 0), varför detta rekommenderas. Anser man däremot att det ser riktigare ut, att tiden (som ju är arbetad tid fast man inte varit instämplad på arbetsplatsen) skall synas som arbetad tid, bör flexalternativ 0 användas. Detta gäller oftast hos företag som visar närvarokorten för personalen. Man kan alltså vid behov ändra flexalternativ. Gör det i så fall efter samråd med PAS AB.
· För att uppnå denna arbetstid fyller systemet automatiskt på med tid från tidkoden, så att ingen frånvaro uppstår vid det tillfälle då koden används. Se exemplet nedan.
Exempel på flexalternativ 0. Systemet lägger in ett arbetspass motsvarande det som fattas till ordinarie sluttid:
Tidkoden :
X—-N—-X=========L——L=========X—-N—-X
Arbetat :
S===========L——L=====S
Genereras:
T========T
Flexalternativ 1.
· Avser antingen förlängd lunch, eller förskjuten lunch.
· Fungerar endast i samband med rast.
· Förlängd lunch:
Användbart då man av någon anledning är utstämplad på lång lunch, men där systemet endast skall dra normal rast (ordinarie rast), t ex vid s k affärslunch.
Alternativt kan man låta bli att stämpla denna rast. Då dras normal rast, och denna kod behövs ej.
· Förskjuten lunch:
Användbart då man inte kan stämpla för lunch vid den tidpunkt då lunchen är förlagd. Detta flexalternativ gör att systemet tolkar denna stämpling som lunch, med ordinarie beräkningsregler för rast. Utan detta flexalternativ skulle systemet dra normal rast, och därtill tolka denna stämpling som frånvaro.
Även i detta fall kan man låta bli att stämpla rasten.
Flexalternativ 2.
· Grundprincipen här är att allt som kan betraktas som flex, är flex. Bara den tid som ligger innanför respektive utanför flextidsgränserna blir frånvaro respektive övertid. Undantag är vid hel frånvarodag, som registreras som frånvaro hel dag oavsett hur flextidsgränserna ligger.
· Detta flexalternativ gäller som ursprungsalternativ. Det är därför på detta sätt avvikelsetiden beräknas om inget flexalternativ angivits. Flexalternativ 2 gäller även om det finns flera koder samma dag som har olika flexalternativ, vilket i vissa fall innebär att inte alla regler för beräkning kan uppfyllas. Detta beräkningsalternativ får då gälla för hela dagen. Läs mer om kombinationer av flexalternativ under Anmärkning nedan.
Exempel på flexalternativ 2. Avvikelsetiden delas här (vid flex.gränsen) på frånvarotid och minusflex:
Tidkoden :
X—-N—-X=========L——L=========X—-N—-X
Arbetat :
S======L——L==============S
Frånvaro :
F==F
Flextid :
M====M
Flexalternativ 3.
· Detta är det vanligaste alternativet för övertidskod 51 och 52.
· Grundprincipen är att all tid över respektive under ordinarie tid sätts till övertid respektive frånvaro. Dagens totala närvaro räknas alltså samman, och jämförs med schemalagd tid. Vid övertid gäller att man ska fullgöra sin normaltid för dagen, och tid utöver den räknas som övertid. All eventuell flex omvandlas därmed till övertid respektive frånvarotid.
· Formel vid övertid: Övertid = Utförd tid minus schemalagd tid.
· Formel vid frånvaro: Frånvaro = Schemalagd tid minus utförd tid.
· Ett motsvarande beräkningssätt finns för anställda med fasta tider, då systemet kan fås att kvitta viss frånvaro mot övertid.
Flexalternativ 4.
· Detta motsvarar flexalternativ 3, men all tid som överstiger respektive understiger ordinarie arbetstid sätts till plusflex respektive minusflex. Alternativet innebär i praktiken att flexramarna elimineras och man får på så sätt varken frånvaro eller övertid.
· Detta flexalternativ används mera sällan. Se flexalternativ 6, som är gynnsammare att använda för företag, som i huvudsak har frånvarokoder med flexalternativ 5.
Flexalternativ 5.
· Detta är det vanligaste alternativet för frånvarokoder.
· Grundprincipen är att systemet beräknar frånvaro respektive övertid för varje kod för sig, utan att räkna samman dagens tid. Om man t ex stämplar ut med en frånvarokod som har flexalternativ 5, räknar systemet frånvaro fram till ordinarie sluttid. Eventuell flextid på morgonen påverkar inte denna beräkning. Motsvarande gäller vid sen ankomst, d v s att systemet räknar från ordinarie starttid.
· Detta flexalternativ används ofta på övertidskoder för inställelseövertid samt inarbetad tid eller dylikt, då man inte behöver fullgöra sin ordinarie tid för att vara berättigad till denna inarbetning.
Exempel på flexalternativ 5. Flextiden på morgonen påverkar inte frånvarotiden på eftermiddagen:
Tidkoden :
X—-N—-X=========L——L=========X—-N—-X
Arbetat :
S===========L——L=======S
Flextid :
M==M
Frånvaro :
F======F
Flexalternativ 6.
· Detta är det flexalternativ som gäller vid inarbetning respektive uttag av flextid. Man kan också här säga att flexramarna elimineras, d v s att all stämplad tid blir flex, oavsett hur flexramarna ligger.
· Fungerar även för hel frånvarodag, som då blir minusflex.
Notera: Flexalternativen 3 och 4 kan inte kombineras med något annat flexalternativ under samma dag, med undantag för flexalternativen 0, 1 och 6. D v s, när man har flera koder samma dag, och minst en av koderna har flexalternativ 3 eller 4, uppstår en situation där systemet inte kan göra beräkningar enligt reglerna för den ena koden utan att bryta mot reglerna för den andra koden. I dessa fall får man oftast manuellt ange både önskad frånvarotid och önskad övertid, eventuellt på flera koder. I dessa fall beräknas all avvikelsetid enligt reglerna för flexalternativ 2, d v s att flextiden utnyttjas så mycket som schemat tillåter. En återkommande kombination (krock), är att man samma dag har övertid (flexalt 3) och inarbete flex (flexalt 6). I sådana fall prioriterar systemet övertiden, d v s att flexen omvandlas till övertid enligt reglerna för flexalt 3.
Närliggande information:
– Lägga till frånvarokod
– Ändra frånvarokod
– Lägga till övertidskod
– Ändra övertidskod