Kategori: Grund

En person som slutar sin anställning får inte omedelbart tas bort ur personregistret. I stället lägger man in slutdatum (vilket kan göras i förväg, så snart man känner till detta datum) varefter personen ligger kvar i personregistret, oftast till över nästa årsskifte. Det är i allmänhet först då som personen tas bort ur lönesystemets register. Vid samma tillfälle bör man också ta bort personen ur PAS personregister. Man bör alltså alltid ha samma personer i såväl PAS personregister som lönesystemets.

Undantaget är personer som, i förekommande fall, skall tidregistrera fast de inte är anställda och därför bara finns i PAS personregister. Sådana personer kan tas bort när som helst under året, men vi rekommenderar att man låter även dessa personer ligga kvar med slutdatum, förslagsvis året ut och tills eventuell statistik tagits ut.

Istället för att ta bort en person kan du även inaktivera en person. Som standard filteras inaktiverade personer bort ifrån personlistan. För att inaktivera en person dubbelklickar du på den och avmarkerar Aktiverad i fliken Persondata.

För att helt ta bort en person gör du följande:

1 Öppna modulen Personer genom att i huvudmenyn välja Grund > Organisation > Person.

2 Markera personen som du vill ta bort i listan och klicka på Radera.

3 Du får då en fråga om du vill ta bort personen. Välj Ja om du vill fortsätta.

Närliggande information:

– Personregister

– Lägga upp person/anställd

– Ändra person/anställd

Gör följande för att ändra uppgifter om en redan registrerad person:

1 Öppna modulen Personer genom att i huvudmenyn välja Grund > Organisation > Person.

2 Markera den person du vill ändra i listan. Du kan även söka efter en person via knappen Sök.

3 Gör önskade ändringar i fälten under de olika flikarna till i dialogrutan. Se även Lägga upp person för utförligare beskrivning av fält m.m.

4 Välj Verkställ eller OK för att spara ändringar.

Närliggande information:

– Personregister

– Lägga upp person/anställd

– Ta bort person/anställd

– Fältförklaringar Personregisterfält

Så här gör du för att lägga upp en ny person:

1 Öppna modulen Personer genom att i huvudmenyn välja Grund > Organisation > Person.

2 Klicka på knappen Lägg till.

3 Fyll i tillämpliga uppgifter i fälten under de olika flikarna i dialogrutan som dyker upp. Vissa fält är obligatoriska, se nedan. För några fält kontrollerar systemet att angivna värden är korrekta. Se v b Fältförklaringarna nedan.

4 Varje person, som skall tidregistrera, behöver också ett arbetsschema upplagt. Det görs i personregistret, under fliken Årsschema. Läs mer under Lägga upp årsschema och i Arbetsschema.

5 Välj Verkställ eller OK för att spara personen.

För att bara tidregistrera i PAS behöver endast vissa obligatoriska fält fyllas i, nämligen dessa:

Fält Flik

Anst.nr Persondata

Efternamn Persondata

Förnamn Persondata

Kön Persondata

Tidregistrerar* Persondata

Organisationsenhet Anställning

Anst.form Anställning

Anst.datum Anställning

Årsschema Årsschema

* Om en person inte ska tidregistrera tar du bort förbockningen i bockrutan Tidregistrerar i fliken Persondata. Det kan gälla t ex vid uppstart av PAS, om man då lägger upp personer, som i ett senare skede skall tillhöra testgruppen. Detta fält ändrar du sedan (bockas i) under veckan innan de börjar tidregistrera.

Fältförklaringar Personregisterfält

Notera att ett antal av dessa fält är inlagda i PAS personregister bara för att de finns i ett eller flera lönesystem. Beroende på lönesystem, kan man sen underhålla hela personregistret i PAS, och sen föra över uppgifterna till personregistret i lönesystemet. Till exempel är ett antal fält inlagda i PAS, för att de finns i personregistret i Agda-lön. Då dessa fält inte används i PAS, hänvisar vi till lönesystemets dokumentation för ytterligare information.

Fälten listas här flik för flik, i den ordning de underhålls i respektive flik.

Fliken Persondata

Fält
Förklaring

Personnr
Personnr, på formen ÅÅMMDD-nnnn. Kontroll sker att det fylls med korrekt kontrollsiffra.

Efternamn
Personens efternamn, max 30 tecken.

Förnamn
Personens förnamn, max 20 tecken.

Lösenord
Kod som används i Rapportsystemet (stämpling).

Tidregistrerar
Markerad, för alla som ska tidregistrera (närvarorapportera) i PAS.

Kön
Kön, man eller kvinna. Sätts med automatik på nyupplagd, baserad på personnumret, om personnummer anges före.

Befattning
Befattning, max 15 tecken.

Befattningskod
Befattningskod, 4 tecken.

Gatuadress
Gatuadress, max 30 tecken.

c/o adress
Eventuell c/o-adress, max 20 tecken.

Postnr
Postnr utan mellanslag.

Postadress
Postadress (ort), max 15 tecken.

Telefon 1
Telefonnr, inkl riktnr vid behov.

Snabbtel
Snabbtelefon.

Mobil
Mobiltelefon.

Telefon 2
Eventuellt annat telefonnr.

Interntel
Interntelefon.

E-post
E-post adress.

Närmsta anhörig (ruta)
Olika uppgifter för närmsta anhörig.

Fliken Anställning

Fält
Förklaring

Organisationsenhet
Den organisationsenhet (oftast avd) personen tillhör. Används bl a för att styra behörighet, t ex till attestansvarig arbetsledare/förman. Endast upplagd Organisationsenhet kan anges.

Egen personal
Markerad för all anställd (egen) personal. Avmarkeras alltså på elever, inhyrda och andra som behöver vara upplagda i systemet, men inte är egen personal. Dessa tas ej med i löneberedning, och kan styras undan i viss statistik.

Anställningsform
Anst.form, tjänsteman eller kollektivanställd (arbetare).

Anställningsdatum
Anställningsdatum, för senaste anställningen. Om personen återanställs, ta bort slutdatum och lägg nytt anst.datum. Anm: Om datumet ligger i framtiden, kan personen ej tidregistrera.

Tidigare anst.tid
Tidigare anställningstid, i hela månader. Avser tid man tidigare varit anställd i företaget eller koncernen, som man får tillgodoräkna sig vid utskrift av turordningslista och jubileumslista.

Slutdatum
Slutdatum, då person slutar sin anställning. Kan anges i förväg, om datumet är känt. Personen kan då tidregistrera fram till den dagen.

Avgångsorsak
Avgångsorsak för anställningens upphörande.

Prel. slutdatum
Preliminärt slutdatum.

Bankkonto
Personens bankkonto.

Bank/clearingnr
Clearingnr för banken.

Checksiffra
Checksiffra för clearingnr, då banken kräver en femte siffra.

Arbetstidsprocent
Sysselsättningsgrad vid deltid, max 2 decimaler. Heltid skrivs som 100 eller noll.

Veckoarbetstid
Veckoarbetstid i snitt, för normal arbetsvecka.

Dagar/vecka
Antal arbetsdagar per vecka, i snitt.

Kostn.st
Kostnadsställe. Används ibland för hemkostnadsställe, då org.enhet inte kan användas till det.

Kostn.st 2
Kostnadsställe 2, då lön ska fördelas på flera kostn.ställen i redovisningen. Max 5 siffror.

Fördelning %
Procentsats för kostn.st 2, d v s den andel av lön som ska redovisas på kostn.st 2.

Kostn.st 3
Kostnadsställe 3, då lön ska fördelas på flera kostn.ställen i redovisningen. Max 5 siffror.

Fördelning %
Procentsats för kostn.st 3, d v s den andel av lön som ska redovisas på kostn.st 3.

Kostn.sl
Kostnadsslag eller konto, max 4 siffror.

Företagsnr
Företagsnr, internt i PAS. Kan användas t ex vid OB-beräkning.

Avv. arb.ställe
Arbetsställe, då detta ej är företagets huvudarbetsplats.

Arb.plats SAF
Arbetsplatsnummer.

Anst.villkor
Kod för typ av anställning, t ex: 1=Tillsvidareanst, 2=Provanställning, 3=Vikariat o s v.

Övertidsdispens ack. tim
Godkänd övertidsdispens under kalenderåret, i timmar.

Dispens t o m vecka
Anv ej mer (förut dispens t o m denna vecka).

Fackförening
Fackförening personen är ansluten till.

Fackavdrag %
Avdraget för fackföreningsavgiften, i procent med två decimaler.

Fackför. mott.
Tvåsiffrig kod för fackförbundet, till vilket fackföreningsavgiften redovisas.

Fliken Årsschema

Fält
Förklaring

Dagtypsschema
Det dagtypsschema (kalender) personen tillhör i systemkalendern, A – E. Om värde anges här, gäller det alltid oavsett om annat värde anges i tidkod för personen. Notera att denna funktion är tillval i systemet. Om fältet ej är tillgängligt, kontakta PAS AB för prisinformation.

Fliken Lön

Fält
Förklaring

Månadslön
Aktuell månadslön, för månadsavlönad.

Total timlön
Total timlön för person med timlön.

Anm: Behovet av att fylla i dessa olika timlönefält varierar, beroende på vilka program som körs i löneberedning m m. Detaljerad information om detta lämnas separat.

Fast timlön
Fast timlön för personen.

Komp.lön
Komp.lön för personen. Skall vanligtvis innehålla senaste kvartalssnitt.

Särsk tidlön
Särskild tidlön för personen. Används sällan.

Helglön
Helglön, per timme eller per dag beroende på om lönearten för helglönen är uppsatt för timmar eller per dag. Se Helglön.

Sjuklöneunderlag
Sjuklöneunderlag per timme, som används vid sjuklöneberäkning. Se Sjuklön.

Sjuklönegrupp
Sjuklönegrupp, 1 eller 2. Grupp 2 gäller nyanställda tj.män, det första året. Skall ändras till grupp 1 efter ett år. Om inget anges, hör personen till grupp 1.

Sjukavdrag
Sjukavdrag per dag, då det inte beräknas enligt löneartens formel. Används dock ej i PAS löneberedning.

Avtal
Avtalsnr, internt i PAS. Kan t ex styra OB-beräkning.

Arbetstidsart
Kod som anger hur arbetstiden är förlagd, t ex: 1 = Dagarbete, 2 = 2-skiftarbete, 3 = Intermittent 3-skiftarbete o s v. Kan även styra OB-beräkning.

Avtalsområde
Avtalsområde, för statistik i lönesystemet.

Lönekategori
Anger typ av avlöning, t ex: 1 = Timavlönad koll.anst, 3 = Tj.man, 4 = Månadsavlönad koll.anst o s v.

Arbetsledare
Arbetsledare. I vissa fall anges avd här.

Direkt/Indirekt, D/I
Anger om personen i huvudsak arbetar med direkt eller indirekt arbete. Används t ex för statistik.

Lönegrupp
Personens lönegruppstillhörighet.

VI-lönegrupp
Alternativ till Lönegrupp ovan. Båda används normalt ej. Ytterligare information ges vid installation/kurs.

OB-berättigad
Förbockad, om personen är berättigad till OB-ersättning. Se OB-ersättning.

Helglönerätt
Förbockad, om personen är berättigad till helglön. Se Helglön.

Övertidsrätt
Förbockad, om personen är berättigad till övertidsersättning då övertid utförs. Notera, att övertidssaldo uppdateras även om personen här är satt att övertidsersättning ej skall utgå. Se Övertid.

Arbetstidsförkortning
Förbockad, om personen är berättigad till arbetstidsförkortning för arbetad tid. Se Arbetstidsförkortning.

Skattekod
Tvåsiffrig kod för ber av preliminärskatt, t ex: Blank/00 = Ber enl schablonskattetabell, 01 = Jämkning till fast belopp, 07 = Tabellskatt (enl Skattetabell nedan) o s v.

Skattetabell
Personens Skattetabell. Obligatorisk uppgift om skattekod sätts till 03, 04 eller 07.

Eng.skatt %
Procentsats för engångsskatt.

Jämkning
Jämkning, i heltal kronor.

Sociala avg.
Kod för procentsats sociala avgifter, t ex: Blank/A = Motsv den ordinarie avgiften, B = Motsv endast ATP-avgift, N = Ingen avgift.

Förmånsvärde 1, belopp
Belopp för förmånsvärde 1 (i Agda avses Bil).

Förmånsvärde 2, belopp
Belopp för förmånsvärde 2 (i Agda avses Annan).

Förmånsvärde 1, löneart
Löneart för förmånsvärde 1.

Förmånsvärde 2, löneart
Löneart för förmånsvärde 2.

Fliken Lön forts.

Fält
Förklaring

Periodlängd
Kod för löneperiodens längd, t ex: 2 = 2-veckorslön, 4 = Månadslön koll.anst, 5 = Månadslön tj.man.

Lönetillägg
Lönetillägg för personen, i kronor.

Kostavdrag/dag
Kostavdrag per dag.

Projekt
Projekt för personen. Kan t ex användas till kontering i redovisningen.

Kvot tjänstledig
Kvot för att beräkna tjänstledighetsavdrag för intermittent deltidsanställda.

Utbildning
Utbildningskod, t ex SUN-kod.

Retrokod
Kod för urval av personer i retrorutin (lönesystemet).

FORA kod
Kod för avvikelsehantering på FORA-listan.

Sv.N kod
Kod för medlemsuppgift till Svensk Näringsliv (f d SAF).

Typ av KU
Typ av kontrolluppgift.

SSYK kod
Kod för SSYK (Standard för svensk yrkesklassificering). Används för SCB-statistik (lönesystemet).

Jobbstatus
Används för lönestatistik till Svensk Näringsliv.

Lönegrupp BAO
Lönegrupp för statistik till BAO (Bankinstitutens Arbetsgivareorganisation; Lönesystemet).

Yrkeskategori
Yrkeskategori i statistik till BAO (se ovan) och TU (Tidningsutgivarna).

Avtalskategori
Avtalskategori i statistik till BAO (se ovan).

Facklig kod
Facklig kod i statistik till BAO (se ovan).

Basår
Basår i statistik till BAO (se ovan).

Ersättning 1, art
Löneart för fältet Ersättning 1 (lönesystemet).

Grundlön, art
Löneart för grundlön (timlön eller månadslön; lönesystemet).

Ersättning 2, art
Löneart för fältet Ersättning 2.

Art decimal
Decimal för att styra gruppindelning på lönearterna, där varje grupp (t ex tj.män) ges en siffra (decimal).

Medelförtj 1, art
Löneart för fältet Medelförtjänst 1 (lönesystemet).

Procent art 971
Procentsats för procentavdrag via art 971.

Medelförtj 2, art
Löneart för fältet Medelförtjänst 2.

Procent art 972
Procentsats för procentavdrag via art 972.

Medelförtj 3, art
Löneart för fältet Medelförtjänst 3.

Fliken Semester

Fält
Förklaring

Semesterlön/dag
Semesterlön per dag. Används ej i löneberedning för tj.män, i PAS.

Semesterutf/dag
Semesterutfyllnad per dag, som ihop med semesterlön/dag utgör den garanterade semesterlönen per dag.

Semesterrätt
Semesterrätt i dagar, för aktuellt semesterår.

Anm: PAS kan ännu endast hantera hela semesterdagar. Meddela oss om ni har behov av hantering av semester för del av dag.

Semesterkod
Kod för semesterberäkningen.

Kvot semester
Kvot för att beräkna semester för intermittent deltidsanställda (nettodagar -> bruttodagar).

Syss.grad, betalda dagar
Genomsnittlig sysselsättningsgrad, för årets betalda dagar.

Syss.grad, sparade -1 — -5
(5 fält) Genomsnittlig sysselsättningsgrad för respektive år.

Fliken Arb.rapp.

Fält
Förklaring

Arbetsrapporterar
Förbockad om personen ska rapportera tid på projekt, aktivitet etc. Detta fält är inaktiverat om Tidregistrerar inte är förbockat. Fältet har ingen betydelse om arbetsrapportering har inaktiverats i modulen Grundparametrar.

Satsrapporterar
Förbockad, om personen skall kunna arbeta med flera jobb samtidigt.

Om Satsrapporterar varit ibockad och man sedan bockar ur den så måste man se till att personen bara har ett pågående jobb i arbetsrapporteringen i rapportsystemet (kryssa i klar på alla jobb utom ett). Annars kommer ingen tid att räknas ut på det pågående jobben om ingen fördelning finns.

Dessutom bör man överväga att kryssa för fältet Ingen tidfördelningskontroll. Se nedan.

Ingen tidfördelningskontroll
Förbockad, om systemet skall kontrollera vid närvaroutstämpling för dagen, att arbetsstämpling/fördelning är gjord. Är ingen fördelning gjord så kommer ett varningsmeddelande visas i närvaroregistreringen.

Detta fält bockas oftast i då personen inte satsrapporterar, eftersom systemet då automatiskt fördelar tiden i nästa nattkörning för sådana personer om fördelning inte redan finns.

Ingen avstämning mot närvaro
Förbockad, om timmar som fördelas i arbetsrapporteringen inte ska justeras så den matchar dagens närvarotid. Fördelad tid blir objekttid rakt av. Inställningen börjar gälla fr.o.m följande vecka, men kan även ändras dag för dag i modulen för attestering av jobb.

Personen är en maskin
Används endast om systemet är konfigurerat för maskinrapportering. Närvarorapportering är ej möjlig om denna ruta är ikryssad, endast arbetsrapportering.

Fliken Övrigt

Fält
Förklaring

Terminaluppgifter 1 — 10
(10 fält) Används för styrning av tidregistrering till en eller flera terminaler (klienter/PC:ar). Dessa ska då ha en unik kod, som anges här. Stämpling tillåts bara i dessa. Denna funktion finns ännu ej i Windows-versionen. Meddela PAS AB om den är önskvärd.

Kortnummer 1 — 3
(3 fält) Kortnummer på det/de kort som personen stämplar med, då stämpelkort och kortläsare används.

Nuv. schema
Nuvarande schema. Skall ej förväxlas med årsschemat i PAS.

Nytt schema
Nytt schema.

Fr o m
Nytt schema fr o m datum.

Eget 1 — 5
(5 fält) Fält för egna uppgifter (fritext). Notera dock att man inte får skriva känsliga uppgifter i dataregister utan särskilt tillstånd.

Larmgränser för diff.tid (ruta)
I fältet Egen kan man ange hur mycket diff.tid per dag som skall anses normalt för den aktuella personen. Gäller personer med fasta arbetstider (ej flextid). Om diff.tid någon dag överstiger denna gräns, larmas detta i Attest av närvarokort. Systemet kan även kontrollera mot en generell gräns för alla personer med fasta tider, som då visas här bredvid. Kontakta PAS AB om denna gräns behöver ändras.

Personen är en maskin
Används endast om systemet är konfigurerat för maskinrapportering. Närvarorapportering är ej möjlig om denna ruta är ikryssad, endast arbetsrapportering.

Satsrapporterar
Förbockad, om personen skall kunna arbeta med flera jobb samtidigt.

Ingen tidfördelningskontroll
Förbockad, om systemet skall kontrollera vid närvaroutstämpling för dagen, att arbetsstämpling/fördelning är gjord.

Ingen avstämning mot närvaro
Förbockad, om timmar som fördelas i arbetsrapporteringen inte ska justeras så den matchar dagens närvarotid. Fördelad tid blir objekttid, rakt av. Inställningen börjar gälla fr.o.m följande vecka, men kan även ändras dag för dag i modulen för attestering av jobb.

Fliken Kundspec

Anm: Denna flik gäller företagsspecifika fält (moduler). Utförligare information lämnas separat.

Fält
Förklaring

Kohe jobb-kod
2-ställig kod som tas med vid överföring av personuppgifter till Kohe.

ATT-datum
Datum för beräkning av ATT-tillägg. Se Övriga parametrar.

Saldering av komp (ruta)
Här finns möjlighet att ange individuella saldogränser, om funktionen för saldogränsbevakning finns installerad. Bocka för ’Ja’ i rutan Har egen saldogräns, och ange gränserna i fälten Undre komp-gräns samt Övre komp-gräns.

Summa kronor per vecka mm (ruta)
Här visas uträknade värden för förtjänst under de veckor som ingår i senaste löneberedningen. Nedtill visas även uträknad Summa tid under perioden.

Närliggande information:

– Personregister

– Ändra person/anställd

– Ta bort person/anställd

Allmänt

I den här dialogrutan kan du lägga upp nya personer, ändra befintliga personuppgifter och ta bort inaktuella personer. Observera dock att många uppgifter endast har relevans om viss funktionalitet i PAS finns installerad, t ex löneberedningen, och/eller om koppling finns till annat system, t ex lönesystem.

Vill du lägga till en ny person klickar du bara på knappen Lägg till. Du hamnar då i fliken Persondata där inmatningsfälten till höger i dialogrutan nu är rensade. Skriv in de nya uppgifterna i tillämpliga delar, flik för flik. Om personen bara skall tidregistrera i PAS behöver endast dessa fält fyllas i. Läs annars gärna mer om samtliga fält i personregistret här. När du är klar klickar du på Verkställ eller OK.

Om man ska ändra eller ta bort en person, ska aktuell person först markeras i listan. Syns inte personen i listan, kan man antingen dra i hissen, klicka på pilen under hissen, eller klicka på Sök. Där kan man söka ut personen genom att välja fält, ange sökuttryck och klicka på OK. Tips: Man kan i sökning ange bara inledande tecken, och får då upp första person som inleds med dessa tecken. Nästa person som motsvarar sökningen visas om man tar F3.

För att ändra uppgifter om en person, markera personen i listan. Ändra de uppgifter som behöver ändras – flik för flik – och klicka på Verkställ eller OK när du är klar.

Inaktivering

PAS har en funktion för att inaktivera personer som slutat. Det fungerar som ett slags arkiv, och alla uppgifter för personen sparas, inklusive närvarokort m m. Inaktiverade personer visas enligt standardfiltret inte i listan över anställda, och kan ej heller väljas i övriga PAS-program.

Detta är användbart t ex om man har sommarjobbare som återkommer till nästkommande sommar. Då kan man lägga in slutdatum efter sommaren, och inaktivera personen. Om sen personen återkommer, öppnar man arkivet och återaktiverar personen.

Detta har även en säkerhetsaspekt: Om man råkar ’ta bort’ fel person, kan man enkelt återaktivera personen utan att uppgifter försvunnit.

För att inaktivera en person, markera personen i listan och klicka på Ändra. I fliken Anställning ser du till att ett slutdatum finns och i fliken Persondata avmarkerar du sedan Aktiverad. Du får en kontrollfråga om inaktivering ska göras. Kontrollera så det är rätt person, och klicka då på Ja sedan OK i ändringsdialogen. Personen tas bort ut listrutan till vänster.

För att öppna arkivet, rensa helt enkelt standardfiltret via länken Rensa filter och lägg sedan till filtret Aktiv = 0 via länken Nytt filter…. Då byts personerna i listrutan ut till de inaktiva. Om du dubbelklickar på en person kan du se i fältet Inaktiverad datum i fliken Persondata när personen inaktiverades.

För att återaktivera en person, markera personen i listan och klicka på Ändra. I fliken Anställning kryssar du i Aktiverad. Kontroller sker att fälten är korrekt ifyllda, och att antal licenser ej överskrids. Klicka sedan på OK.

Borttagning

Borttagning görs genom att klicka på knappen Radera. Du får då en fråga om du verkligen vill ta bort posten. Välj Ja om du vill fortsätta eller Nej om du ångrar dig. Du kan också trycka Esc för att ångra dig.

Observera: Ta inte bort en person ur PAS personregister förrän personen tagits bort ur lönesystemets personregister. Gör lämpligen borttagningarna vid ett och samma tillfälle.

Här följer nu korta instruktioner om varje flik. Notera att det varierar hur många fält som behöver fyllas i. Se även listan med fältförklaringar för alla fält i personregistret.

Persondata

I rutan Identitet anger du namn på personen. I vissa fall har man även behov av personnr.

Om personen ska tidregistrera (närvarorapportera), kontrollerar du att Tidregistrerar är ibockad.

Om personen även ska arbetsrapportera, och fältet Arbetsrapporterar visas, kontrollera att det är ibockat.

Notera: Om dessa fält är ibockade, räknas antaler licenser upp i rutan Licensöversikt. Eventuellt finns bara räknare för Tidregistrerar (och då visas inte fältet Arbetsrapporterar). I det fall licensgränsen för antal som tidregistrerar respektive arbetsrapporterar är uppfyllt, kan inte fältet förbockas på ytterligare person. Kontakta PAS AB för utökning av licenserna.

Ange rätt Kön. Notera: När personnr anges, blir kön automatiskt uppdaterat.

I normalfall behöver inga fler fält fyllas i här.

Anställning

Välj aktuell avdelning i fältet Organisationsenhet. Notera att avdelningen behöver finnas upplagd i registret Org.enheter.

Om personen är anställd på företaget, kontrollera att Egen personal är ibockad. Om det är t ex en elev eller inhyrd person, ska fältet inte vara ibockat.

Ange aktuell anställningsform, till höger.

Ange rätt anst.datum. Detta antingen genom att skriva datumet, eller genom att klicka på knappen för kalendern (märkt 15), bläddra till rätt dag och klicka på den.

Om slutdatum redan är känt, kan även det anges. Man behöver inte invänta den dagen, utan det kan anges i förväg.

I normalfall behöver inga fler fält fyllas i här.

Årsschema

Här anges årsschemat för personen. Läs mer om detta i Underhåll av årsschema

Det är även här man kan ange vilken systemkalender personen tillhör, i fältet Dagtypsschema. Läs mer om detta i Systemkalendern. Notera att denna funktion är tillval i systemet. Om fältet ej är tillgängligt, kontakta PAS AB för prisinformation.

Lön

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large.

I rutan Löner anger du de uppgifter, i tillämpliga delar, som ska gälla för den person du markerat.

I rutan Parametrar kan du, genom att bocka i eller av, ange om personen är berättigad till OB-ersättning eller ej. Detsamma gäller för rätten till helglön och övertidsersättning.

Observera dock beträffande övertid att alla personer som är knutna till kollektivavtal måste registrera sin övertid oberoende av om man är berättigad till ersättning eller ej. Detta enligt Arbetstidslagen.

Lön forts.

Här fortsätter lönefälten, som av utrymmesskäl är uppdelade på två flikar. Fliken är endast tillgänglig i licensmodell Large.

Semester

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large och här anges data för semester i tillämpliga delar.

Allmänt gäller att när semester tas ut kontrollerar PAS att innestående semester finns. Byte till sparad semester, obetald semester, eller förskottssemester görs automatiskt vartefter de sista dagarna förbrukas. Därför behöver ingen särskild frånvarokod för sparad semester mm anges. Det förutsätts då att korrekt antal innestående dagar finns angivet i systemet, och att man kör PAS löneberedningar.

Antalet innestående dagar minskas automatiskt varefter de utnyttjas. Det är därför viktigt att fälten för innestående semester uppdateras så snart den nya semestern är klar, d v s i regel i april månad.

Semesteruttag och ersättningar beräknas normalt av ett lönesystem. I sådant fall behöver inga andra semesterfält – utöver innestående semester – anges i PAS. Om man ändå vill att PAS skall beräkna semesterlönen (gäller endast kollektivanställda) måste fälten Semesterlön per dag, eventuell Semesterutfyllnad per dag och Sysselsättningsgrad anges.

Arb.rapp.

Denna flik är inte tillgänglig i licensmodell Small.

Om vald person ska arbetsrapportera, dvs rapportera tid på projekt, aktivitet etc, så kryssar man i denna ruta. När detta är gjort så aktiveras modulen för detta och man har möjlighet att parameterstyra några saker. Läs mer i fältförklaringen vad de olika parametrarna innebär.

Observera särskilt fältet Satsrapporterar och vad man behöver beakta när detta kryssas.

Övrigt

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large.

Här finns några övriga fält, t ex terminaluppgifter och kortnummer (på stämpelkort). Dessutom finns utrymme för egna uppgifter, i form av fritext på max 5 rader. Notera att man inte får registerföra känsliga uppgifter i datasystem utan särskilda tillstånd!

Kundspec

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large.

Här finns utrymme för eventuella kundspecifika fält. Vanligtvis används inget fält här.

Information lämnas separat, till respektive företag (kund).

Alla personer som skall tidregistrera i PAS måste finnas upplagda i PAS personregister. För enbart tidregistrering behöver bara ett fåtal uppgifter anges. Se mer under Lägga upp person/anställd.

När en person skall börja tidregistrera i PAS, lägger du alltså in nödvändiga uppgifter i personregistret.

Vid nyuppläggning av en person kontrollerar systemet att anställningsnumret inte redan används av någon annan. Det är därför ingen risk att du oavsiktligt råkar skriva över en redan upplagd person. Även i några andra fält kontrolleras att uppgifterna är korrekta.

Behörighetssystemet medger avgränsningar på olika nivåer. Systemet kan sättas upp så att endast vissa användare har åtkomst till känsliga uppgifter. Övriga användare, med undantag för systemadministratören och särskilt behöriga, kan då varken se eller komma åt dessa uppgifter. Vill man att endast några få särskilt utsedda personer ska ha tillgång till t ex personregistret kan detta enkelt sättas upp.

Om en person som inte hör till företagets personal skall tidregistrera i PAS, måste kompletterande åtgärder vidtas. I fliken Anställning tar man då bort förbockningen av fältet Egen personal. Vid en eventuell överföring av löne- eller persontransar till ett lönesystem, bearbetas ej dessa personer, och i viss statistikutskrift kan man ange att dessa ej ska bearbetas.

När en anställd slutar sin anställning, skall ett slutdatum läggas in i personregistret. Det kan du göra så snart det är känt. Personen får däremot inte tas bort ur personregistret förrän efter nästa årsrutin, i regel efter årsskiftet, då alla uppgifter behandlats färdigt i lönesystemet. Borttagningen bör göras samtidigt ur PAS och lönesystemets register. På så sätt finns all personal samtidigt i både lönesystemets och PAS personregister. En borttagning ur personregistren måste av säkerhetsskäl göras manuellt.

Om en tidigare anställd återanställs, utför man detta: Lägg in personens nya anställningsdatum. Det tidigare anst.datumet får sparas i notering eller annat system. Ta bort slutdatumet (eller lägg in ett nytt, kommande, om det är känt). Lägg in årsschema vid behov. Kontrollera att fältet Tidregistrerar är förbockat, om personen ska tidregistrera.

Notera att systemet räknar antal licenser. Detta visas i rutan Licensöversikt, både det antal licenser man köpt, och hur många som används. Det är samtida aktiva personer i systemet som räknas, d v s att man markerats att man tidregistrerar, och att man inte har slutat. Även personer med framtida anst.datum räknas. Personer som inaktiverats räknas ej, då de ju slutat. Hör av er till PAS AB om antalet behöver utökas.

Närliggande information:

– Lägga upp person/anställd

– Fältförklaringar Personregisterfält