Kategori: Frånvarokoder

Här beskrivs alternativen för flextidsberäkning (flexalternativ) i PAS. De styr hur systemet fördelar avvikelsetid mellan frånvaro/minusflex och övertid/plusflex.

Dessa flexalternativ läggs in för respektive avvikelsekod i hjälpregistret. Systemet vet då hur avvikelsetiden skall hanteras när respektive kod används. Denna inläggning görs normalt i samband med systeminstallationen, men kan när som helst ändras eller kompletteras. Görs en ändring av ett flexalternativ i efterhand, förändras alla framtida beräkningar, där den aktuella avvikelsekoden finns angiven.

Vid avvikelser från schemat måste avvikelsekoder anges. För frånvarotid anges en frånvarokod och för olika typer av inarbetning anges en övertidskod. Har man flexibel arbetstid och stämplar inom flextidsgränserna behöver ingen kod anges, förutsatt att avvikelsetiden skall ge flextid.

Flexalternativ 0 och 1 gäller endast frånvarokod/frånvarotid. Övriga flexalternativ gäller både frånvaro och övertid. Logiken är densamma i båda fallen, d v s samma beräkningssätt används både för frånvarotid och övertid.

Några exempel med stämplad tid mot schemalagd tid finns nedan. Inlagda bokstäver har följande betydelse:

X = Flextidsgräns

N = Normaltid, d v s ordinarie kom-tid respektive slut-tid

S = Stämpling (oftast på flextid)

L = Lunch

T = Tjänsteärende (betald frånvaro, redovisas som närvaro)

F = Frånvarotid

M = Minusflex

Följande flexalternativ finns:

Flexalternativ 0 (noll).

· Avser betald frånvarotid, t ex tjänsteärende.

· Används i de fall man vill att sådan typ av frånvaro skall redovisas som närvarotid i stället för frånvarotid på närvarokorten. Oavsett om frånvarotiden registreras som frånvaro eller närvaro, hanteras den på samma sätt i statistik- och lönesammanhang. Det är alltså bara själva redovisningen på närvarokorten som påverkas. Det är i några lägen enklare att justera och attestera vissa mera komplicerade närvarokort då man väljer att redovisa tiden som frånvaro (d v s inte använda flexalternativ 0), varför detta rekommenderas. Anser man däremot att det ser riktigare ut, att tiden (som ju är arbetad tid fast man inte varit instämplad på arbetsplatsen) skall synas som arbetad tid, bör flexalternativ 0 användas. Detta gäller oftast hos företag som visar närvarokorten för personalen. Man kan alltså vid behov ändra flexalternativ. Gör det i så fall efter samråd med PAS AB.

· För att uppnå denna arbetstid fyller systemet automatiskt på med tid från tidkoden, så att ingen frånvaro uppstår vid det tillfälle då koden används. Se exemplet nedan.

Exempel på flexalternativ 0. Systemet lägger in ett arbetspass motsvarande det som fattas till ordinarie sluttid:

Tidkoden :
X—-N—-X=========L——L=========X—-N—-X

Arbetat :
S===========L——L=====S

Genereras:
T========T

Flexalternativ 1.

· Avser antingen förlängd lunch, eller förskjuten lunch.

· Fungerar endast i samband med rast.

· Förlängd lunch:

Användbart då man av någon anledning är utstämplad på lång lunch, men där systemet endast skall dra normal rast (ordinarie rast), t ex vid s k affärslunch.

Alternativt kan man låta bli att stämpla denna rast. Då dras normal rast, och denna kod behövs ej.

· Förskjuten lunch:

Användbart då man inte kan stämpla för lunch vid den tidpunkt då lunchen är förlagd. Detta flexalternativ gör att systemet tolkar denna stämpling som lunch, med ordinarie beräkningsregler för rast. Utan detta flexalternativ skulle systemet dra normal rast, och därtill tolka denna stämpling som frånvaro.

Även i detta fall kan man låta bli att stämpla rasten.

Flexalternativ 2.

· Grundprincipen här är att allt som kan betraktas som flex, är flex. Bara den tid som ligger innanför respektive utanför flextidsgränserna blir frånvaro respektive övertid. Undantag är vid hel frånvarodag, som registreras som frånvaro hel dag oavsett hur flextidsgränserna ligger.

· Detta flexalternativ gäller som ursprungsalternativ. Det är därför på detta sätt avvikelsetiden beräknas om inget flexalternativ angivits. Flexalternativ 2 gäller även om det finns flera koder samma dag som har olika flexalternativ, vilket i vissa fall innebär att inte alla regler för beräkning kan uppfyllas. Detta beräkningsalternativ får då gälla för hela dagen. Läs mer om kombinationer av flexalternativ under Anmärkning nedan.

Exempel på flexalternativ 2. Avvikelsetiden delas här (vid flex.gränsen) på frånvarotid och minusflex:

Tidkoden :
X—-N—-X=========L——L=========X—-N—-X

Arbetat :
S======L——L==============S

Frånvaro :
F==F

Flextid :
M====M

Flexalternativ 3.

· Detta är det vanligaste alternativet för övertidskod 51 och 52.

· Grundprincipen är att all tid över respektive under ordinarie tid sätts till övertid respektive frånvaro. Dagens totala närvaro räknas alltså samman, och jämförs med schemalagd tid. Vid övertid gäller att man ska fullgöra sin normaltid för dagen, och tid utöver den räknas som övertid. All eventuell flex omvandlas därmed till övertid respektive frånvarotid.

· Formel vid övertid: Övertid = Utförd tid minus schemalagd tid.

· Formel vid frånvaro: Frånvaro = Schemalagd tid minus utförd tid.

· Ett motsvarande beräkningssätt finns för anställda med fasta tider, då systemet kan fås att kvitta viss frånvaro mot övertid.

Flexalternativ 4.

· Detta motsvarar flexalternativ 3, men all tid som överstiger respektive understiger ordinarie arbetstid sätts till plusflex respektive minusflex. Alternativet innebär i praktiken att flexramarna elimineras och man får på så sätt varken frånvaro eller övertid.

· Detta flexalternativ används mera sällan. Se flexalternativ 6, som är gynnsammare att använda för företag, som i huvudsak har frånvarokoder med flexalternativ 5.

Flexalternativ 5.

· Detta är det vanligaste alternativet för frånvarokoder.

· Grundprincipen är att systemet beräknar frånvaro respektive övertid för varje kod för sig, utan att räkna samman dagens tid. Om man t ex stämplar ut med en frånvarokod som har flexalternativ 5, räknar systemet frånvaro fram till ordinarie sluttid. Eventuell flextid på morgonen påverkar inte denna beräkning. Motsvarande gäller vid sen ankomst, d v s att systemet räknar från ordinarie starttid.

· Detta flexalternativ används ofta på övertidskoder för inställelseövertid samt inarbetad tid eller dylikt, då man inte behöver fullgöra sin ordinarie tid för att vara berättigad till denna inarbetning.

Exempel på flexalternativ 5. Flextiden på morgonen påverkar inte frånvarotiden på eftermiddagen:

Tidkoden :
X—-N—-X=========L——L=========X—-N—-X

Arbetat :
S===========L——L=======S

Flextid :
M==M

Frånvaro :
F======F

Flexalternativ 6.

· Detta är det flexalternativ som gäller vid inarbetning respektive uttag av flextid. Man kan också här säga att flexramarna elimineras, d v s att all stämplad tid blir flex, oavsett hur flexramarna ligger.

· Fungerar även för hel frånvarodag, som då blir minusflex.

Notera: Flexalternativen 3 och 4 kan inte kombineras med något annat flexalternativ under samma dag, med undantag för flexalternativen 0, 1 och 6. D v s, när man har flera koder samma dag, och minst en av koderna har flexalternativ 3 eller 4, uppstår en situation där systemet inte kan göra beräkningar enligt reglerna för den ena koden utan att bryta mot reglerna för den andra koden. I dessa fall får man oftast manuellt ange både önskad frånvarotid och önskad övertid, eventuellt på flera koder. I dessa fall beräknas all avvikelsetid enligt reglerna för flexalternativ 2, d v s att flextiden utnyttjas så mycket som schemat tillåter. En återkommande kombination (krock), är att man samma dag har övertid (flexalt 3) och inarbete flex (flexalt 6). I sådana fall prioriterar systemet övertiden, d v s att flexen omvandlas till övertid enligt reglerna för flexalt 3.

Närliggande information:

– Lägga till frånvarokod

– Ändra frånvarokod

– Lägga till övertidskod

För att ta bort en frånvarokod gör du så här:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Register > Frånvarokoder.

2 Markera den frånvarokod du vill ta bort i listan och klicka på Radera.

3 Svara Ja på frågan om du vill ta bort posten.

Närliggande information:

– Lägga till frånvarokod

– Ändra frånvarokod

Gör så här för att ändra en befintlig frånvarokod:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Register > Frånvarokoder.

2 Markera den kod du vill uppdatera i listan och klicka på Ändra.

3 Gör önskade ändringar i fälten i dialogrutan som dyker upp. Frånvarokodsnr kan ej ändras. Vill du ändra detta så måste du ta bort koden och lägga till en ny med det önskade numret. Om du vill ändra flexalternativ, läs mer om detta under Flextidsregler. Läs mer om övriga fält inklusive löneparametrar för frånvaron, i Lägga till frånvarokod.

4 Välj Verkställ eller OK för att spara de gjorda ändringarna.

Närliggande information:

– Lägga till frånvarokod

– Ta bort frånvarokod

Här anger man hur frånvarotiden skall redovisas till lönesystemet, i förekommande fall. Det gäller koder som inte redovisas med separata program, utan skall redovisas i modulen kallad ’Löneavdrag mm’ eller ’Diverse frånvaro’.

Så här gör du för att lägga till en ny frånvarokod:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Register > Frånvarokoder.

2 Klicka på knappen Lägg till.

3 Skriv in ett nytt nummer i fältet Frånvarokod. Skriv därefter in benämningen på koden i fältet Benämning. Motsvarande benämning i de två rutorna under, fylls i automatiskt. Du kan dock välja om de skall visas eller ej. Klicka därför i rutan Visa ej om detta är aktuellt för något alternativ. Du kan också ändra benämning om t ex tjänstemän och kollektivanställda använder olika benämningar för samma typ av frånvarokod. Till sist anger du hur flextidsberäkningen skall fungera med den nya koden. Välj ett passande alternativ i rutan Inställningar alla genom att markera det.

4 Om ni närvarorapporterar på pekskärm, syns här ett fält Utvald kod, på pekskärm till höger i rutorna för tj.män respektive koll.anst. Där kan man bocka för upp till fyra frånvarokoder per anst.form, som då blir utvalda att visas på närvaroskärmen på pekskärmen för att underlätta. Man bör välja de fyra vanligaste koderna. Övriga koder visas om man på pekskärmen klickar på Övriga. Läs mer om pekskärmar här.

5 Om man kör PAS Löneberedning, ska man i vissa fall ange löneart m m på koden. Läs mer under Löneparametrar nedan.

6 Om man har personer som jobbar med fasta tider, d v s ej har flexibel arbetstid, ska man i vissa fall ange koden för kvittning mot övertid. Läs mer under Kvittning nedan.

1 Välj Verkställ eller OK för att spara den nya koden.

Observera: Har man överföring av kalendarietransar till lönesystem, ska man vanligtvis ange i den modulen hur den nya koden ska översättas vid överföring till lönesystemet.

Giltiga frånvarokoder

Giltiga frånvarokoder i PAS är 01 t o m 49.

Observera: Vissa frånvarokoder i detta intervall är förutbestämda. Se nedan. Om ytterligare koder behövs än vad som ryms i intervallet, kontrollera förutsättningarna för detta med PAS AB.

Följande koder är förutbestämda, men för vissa avtalsområden används bara valda delar:

31 Betald frånvaro, t ex permission, betald facklig tid, betald utbildning, betalt läkarbesök, tjänsteresa/tjänsteärende. Gäller även kod 32 t o m 35.

32 Betald frånvaro, se kod 31.

33 Betald frånvaro, se kod 31.

34 Betald frånvaro, se kod 31.

35 Betald frånvaro, se kod 31.

36 Klämtid. Används för uttag av intjänad klämtid, på klämdagar eller avkortade dagar (oftast dag före helgdag). (Behövs ej hos företag som använder dagtypen Klämdag).

37 Helgdag/helgtid, d v s ledighet på helgdag. (Behövs ej hos användare som använder dagtypen Helgdag).

39 Skiftkomp/arb.tidsförkortning. Används för uttag från saldot för skiftkomp och/eller arbetstidsförkortning (dessa sparas i samma saldo). Gäller ej alla avtalsområden.

40 Komp.ledig. Används för uttag från saldot för övertidskomp eller tidbank (vissa avtal).

Löneparametrar

Här anger man hur frånvarotiden skall redovisas till lönesystemet, i förekommande fall. Det gäller koder som inte redovisas med separata program, utan skall redovisas i modulen kallad ’Löneavdrag mm’ eller ’Diverse frånvaro’. Exempel på frånvaro som man i normalfall inte ska ange löneart m m för här, är sjukdom och semester. Hör av er till PAS AB om ni är osäkra på vilken frånvaro som är aktuell här.

Klicka först på aktuell flik, Tj.män eller Koll.anst. Om det gäller koll.anst, klicka nedtill på aktuell flik Timlön eller

Månadslön. Har ni både tim- och månadsavlönade koll.anst, får de underhållas likadant, men en i taget.

Markera sedan den nya koden i listan till vänster, om den inte redan är markerad. Fyll i aktuell löneart, i fältet Löneart.

I de fall frånvaro hel månad (löneperiod) skall redovisas på egen löneart, ange den lönearten i rutan Löneart hel månad. Denna sätts då, vid frånvaro hela löneperioden. Det gäller även vid löneperioder på 4-5 veckor eller bruten månad, inte bara kalendermånad. Lönearten sätts inte om det finns närvaro eller annan frånvaro under perioden. Lönearten redovisas med en post, som har tiden 1,00, i.st.f att systemet skickar t ex 31 dagar på lönearten för kalenderdagar.

Välj sedan, i rutan Enhet, om frånvaron skall redovisas i timmar eller dagar. Notera att då man väljer timmar, redovisas frånvarotiden i timmar även vid frånvaro i hela dagar. Vill man ha redovisning i dagar i sådana fall, får man lägga upp en egen frånvarokod för detta, och på denna välja enhet Dagar.

I de fall frånvaron skall redovisas i dagar, välj under det i rutan Kalenderdagar, om frånvaroavdrag skall göras kalendariskt eller ej. Välj alltså Ja, då frånvaro skall redovisas även för lediga dagar då samma frånvaro fortsätter efter de lediga dagarna. Detta görs då utan att frånvarokoden behöver anges på de lediga dagarna. Detta skiljer sig från sjukdom, där en parameter i fliken Parametrar har angivit att just sjukkoder skall kopieras även till ledig dag. Det behövs, då man ju inte ska ha sjukkod i helgen om ett sjukintyg bara sträcker sig till fredagen eller motsvarande.

Formler

I rutan Löneavdrag finns fält för att styra om löneavdrag skall skickas till lönesystemet, i kronor. Om inget anges här, men det anges löneart för frånvarokoden, skickas endast tid till lönesystemet. Där prissätts frånvaron, om lönearten i lönesystemet.är uppsatt att göra avdrag.

Notera: Detta är en tillvalsfunktion. Om rutan inte syns men det verkar intressant, kontakta PAS för mer information.

I det första fältet i rutan anges den formel som skall användas vid prissättningen, enligt nedan. Man anger siffervärdet under ’Nr’ som gäller för respektive formel.

Nästa fält bockas för, om det uträknade krontalet skall skickas till lönesystemet som avdrag, d v s negativt värde. Om fältet inte förbockas, skickas krontalet som ett positivt värde, och det styrs av lönearten i lönesystemet om det blir avdrag eller ej.

Giltiga formler:

Nr Formel Kommentar

1
Månadslön / 175
Gäller vanligen de som har ordinarie arbetstid på 40 tim per vecka (ofta dagtidare och 2-skiftsanställda). Anm: För deltidsanställda räknas värdet ’175’ ner i proportion till deltidsprocent angiven i personregistret.

2
Månadslön / 166,25
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 38 tim/vecka (ofta intermittent 3-skift).

3
Månadslön / 157,50
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 36 tim/vecka (ofta kontinuerligt 3-skift).

4
Månadslön / 153,125
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 35 tim/vecka.

5
Månadslön / 148,75
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 34 tim/vecka.

6
(Månadslön * 12) /

(52 * veckoarbetstiden)
För denna formel kan man ange veckoarbetstid i fältet Veckoarbetstid lön i tidkoden, då denna avviker från den faktiska veckoarbetstiden. Det behövs för anställda som anses ha en annan veckoarbetstid än den faktiska (t ex om 2-skiftsanställda har 40 tim veckoarbetstid). Om inget anges i det fältet, används den faktiska veckoarbetstiden i formeln.

7
Månadslön / 21
Vanlig vid dagsavdrag för frånvaro i frånvarodagar.

8
Månadslön * 12 / 365
Vanlig vid dagsavdrag för frånvaro i kalenderdagar.

20
Total timlön
Avdrag enligt fältet Total timlön i personregistret.

21
Fast timlön
Avdrag enligt fältet Fast timlön i personregistret.

22
Komp.lön
Avdrag enligt fältet Komp.lön i personregistret.

23
Särsk tidlön
Avdrag enligt fältet Särsk tidlön i personregistret.

24
Helglön
Avdrag enligt fältet Helglön i personregistret.

Anm 1: Om en formel behövs, som inte finns med ovan, kontakta PAS för diskussion.

Anm 2: I de fall någon ersättning skall dras av från månadslönen enligt ovan, kontakta PAS för att diskutera hur vi löser det.

Kvittning

I fliken Kvittning anges de frånvarokoder som skall kvittas mot övertid, i de fall de förekommer samma dag som övertiden. Här anges alltså den frånvaro som ej är övertidsgrundande. Det kan gälla t ex om man försover sig, och sen gör övertid på kvällen. Om övertidsersättning då bara ska utgå för tid utöver ordinarie arbetstid, vilket gäller enligt de flesta avtal, betyder det ju alltså att man först ska jobba in den tid man kommit för sent på morgonen. Därför kvittas då frånvarotiden mot motsvarande övertid. Om det blir övertid kvar efter kvittning, utgår övertidsersättning för denna tid.

Ett exempel: En person kommer 15 minuter sent, och arbetar sen över 1 timme samma dag. Om en frånvarokod angivits, som här har satts upp att kvittas mot övertid (t ex sen ankomst), tas frånvarotiden bort vid beräkning av närvarokortet, och övertiden räknas ner till 45 minuter. Det blir inget löneavdrag el dyl, och övertidsersättning utgår för 45 minuter. Övertidssaldot räknas upp med 45 minuter. Om däremot en frånvarokod angivits som inte satts upp att kvittas (t ex kompledig), lämnas frånvarotiden (15 min) intakt, och även övertiden (1 timme, vilket även uppdaterar övertidssaldot).

Denna funktion gäller enbart personer som arbetar fasta tider, och bara mot övertidskoder som har flexalternativ ’3’ (se Flextidsregler) Den är gjord för att man ska kunna uppnå samma funktionalitet som man har för personer som jobbar med flexibel arbetstid. För dem utgår ju övertid bara för tid utöver ordinarie arbetstid, om man sätter flexalternativ ’3’ på de aktuella övertidskoderna.

Om den nya koden ska kvittas på detta sätt, markera koden i rutan till vänster och klicka på knappen med högerpilen (>). Då kopieras koden över till den högra rutan.

Om en vald kod skall tas bort från lista, markera koden i den högra rutan och klicka på knappen med vänsterpilen (<).

Närliggande information:

– Ändra frånvarokod

– Ta bort frånvarokod

Det är i detta program man underhåller frånvarokoderna i PAS. Ett antal koder blev upplagda i samband med installation, men ni kan när som helst komplettera dessa.

Frånvarokoder numreras i PAS mellan 1 och 49. De flesta är valfria. Läs mer om hur man lägger till koder i Lägga till frånvarokod. Där beskrivs även de olika löneparametrarna för frånvaron.

Se även avsnitten Ändra frånvarokod och Ta bort frånvarokod.

Närliggande information:

– Lägg till frånvarokod

– Ändra frånvarokod

– Ta bort frånvarokod