Kategori: Export

Denna modul används för att exportera tidsunderlag med schema, frånvarotid, övertid m.m. till externa system.

Mer information kommer…

Här beskrivs hur man gör rapportering av sjuklön till SCB (Statistiska Centralbyrån) i PAS. Detta är en tillvalsmodul.

Det är dag 1 – 14 i sjuklöneperioden som rapporteras. SCB vill helst ha in denna rapportfil varje månad, för avstämning. Man får hålla noga koll på vilka perioder som förts över tidigare.

Modulen består av fyra delmoment/program:

– Beräkning av sjuklönen

– Spara sjuklön för SCB

– Korrigering av rapporterad sjuklön

– Rapportering av sjuklön till SCB

Beräkning av sjuklön

I normalfall sätts det upp en rutin i programmet Extralön under Löneadministration, som beräknar sjuklönen. Den rutinen används på samma sätt som ordinarie löneberedningar. Man anger först rätt period i fliken Avräkningsperioder. Rutinen Extralön 1 gäller tj.män, och Extralön 2 gäller koll.anst. Man kan ange andra perioder än för de ordinarie lönekörningarna, men det underlättar kanske att köra samma perioder.

Det är, precis som vid ordinarie lönekörning, den öppna perioden som körs.

Vid behov kontrollerar man utskrift av sjuklista i fliken Listor och filer. Här ska inte anges något för kopiering av lönefil.

Starta rutinen genom att klicka på Starta…, och välj önskad anst.form eller ’Alla’. Denna rutin skapar ett underlag för att sedan spara undan sjukperioderna i ett särskilt register, vilket görs i rutinen Spara sjuklön för SCB. När man kört, och sparat undan en period enligt nedan, klicka på Stäng avräkningsperiod för att öppna nästa period.

Denna rutin kan köras flera gånger för samma period, om så önskas. Man kanske kommer på att sjukkod saknas i attesten (på närvarokortet), och attesterar in denna i efterhand. Då kan rutinen köras om.

Anm: Denna rutin måste köras, även om man kört ordinarie löneberedning för samma period (då ju även sjuklönen beräknas).

Spara sjuklön för SCB

Starta programmet Spara sjuklön för SCB, som också återfinns under Löneadministration. Här sparar man undan sjukperioderna för tj.män respektive koll.anst, enligt den senaste körningen enligt ovan. Här visas även när man senast skapade underlaget för att nu spara undan sjuklönen i denna rutin, och för vilken period. Detta för att kunna säkerställa så rätt period sparas här.

För att spara denna period, välj först anst.form eller ’Alla’, beroende på vad som skapats enligt ovan. Klicka sedan på Spara sjuklön.

Även denna rutin kan köras om, t ex då man gjort ändring i attesten och sen kört om enligt ovan.

Observera att man inte får köra en ordinarie löneberedning för en annan period mellan det att man beräknar sjuklönen enligt föregående punkt, och denna punkt (då blir fel period sparad)!

Korrigering av rapporterad sjuklön

Om en korrigering av sjukperiod (sjukdag) som tidigare överförts till SCB behöver göras, används programmet Korr. av sjuklön till SCB, som även den återfinns under Löneadministration. Här kan man t ex ändra från hel dag till del av dag, ta bort sjukdag och lägga till sjukdag. Dessa korrigeringar tas sen med vid nästa överföring, d v s man gör ingen extra överföring med bara korrigeringar. Det är hela perioder som rapporteras, med fr o m-t o m datum och antal dagar. Man får vara noggrann så rätt datum anges, o s v. Mer information visas på skärmen.

Man kan även i programmet se vilka sjukperioder som skickats för en viss person, samt vilka korrigeringar som gjorts sen senaste rapportering (i fliken Visa korrigeringar).

För att göra korrigering på en person, ange anst.nr i rutan Anst.nr, eller klicka på pilen och välj i listan. Klicka sen på OK, så öppnas fliken Korrigering. Där visas eventuella gjorda korrigeringar för den valda personen, och ytterligare korrigeringar kan göras.

För att lägga till en sjukperiod (eller del av sjukperiod) som ej rapporterats, klicka på Lägg till… och fyll i aktuella fält.

För att ändra en rapporterad sjukperiod, markera perioden och klicka på Ändra…. Perioden visas i eget fönster, och kan ändras. Spara ändringen med OK.

För att helt radera en felaktigt rapporterad sjukperiod, markera perioden och klicka på Radera. Den markerade perioden blir här markerad ’Borttagen’, och denna radering rapporteras till SCB i nästa överföring.

Om en felaktig korrigering gjorts, kan man ångra den. Markera raden och klicka på Ta bort korr., så tas korrigeringen bort.

Observera att man endast kan korrigera under period som tidigare förts över till SCB!

Rapportering av sjuklön till SCB

När det sen är dags att föra över en (valfri) period till SCB, öppnar man menyn Import/Export och väljer programmet Rapp. av sjuklön till SCB. Detta behöver alltså inte göras för samma period som man kört i de två första punkterna ovan, men det är kanske enklast att utföra alla dessa punkter i ett svep. Man anger period i programmet.

Innan överföring kan göras, måste företagets organisationsnummer anges. Det kan som synes göras här.

Vid rapportering av sjuklön, skapas en textfil med sjukperioderna. Denna fil skapas (lagras) på angiven plats i egna datorn eller på lämplig server. Ange alltså före första överföring var filen skall sparas, för att sen därifrån kopieras till SCB. Man kan klicka på Bläddra och söka sig fram till rätt sökväg. Filnamnet är alltid RAS.TXT, vilket sätts automatiskt. Inställningen sparas automatiskt.

För att skapa en fil, ange rätt period och klicka på Skapa rapport. Då skapas en rapportfil (RAS.TXT), som sen ska skickas (se nedan). Även en lista över filens innehåll skapas, och visas på skärmen. Vi rekommenderar att den skrivs ut, genom att klicka på knappen med skrivarsymbolen, och sparas.

Även denna rutin kan köras flera gånger, t ex om man gjort någon ytterligare korrigering efter första körningen. Man kan dock bara köra om för samma period, eftersom systemet ska kunna nollställa korrigeringar när man överfört dessa till SCB. Därför ska man markera period som överförts, genom att klicka på Rapp. klar när filen är överförd. Efter det kan man påbörja ny, valfri period, och vid behov göra korrigeringar för den nu överförda perioden.

Om man däremot har kört för en period, men upptäcker att det blev fel period, kan man ändra den. Det förutsätter att man inte fört över filen till SCB, eller tryckt på Rapp. klar. För att ändra period, klicka på Nollställ och bekräfta att du vill starta en ny period. Ange sen den korrekta perioden, och klicka igen på Skapa rapport. Notera: Innan den nya perioden körts, visas texten ’Sjuklön har ej rapp. tidigare’ även om man gjort det. Detta för att man just tillfälligt nollställt information om den föregående överföringen. Det är alltså viktigt att noga föra protokoll vilka perioder som förs över till SCB.

Överföring av fil

När ni kontrollerat listan, att det ser bra ut, överför filen till SCB med en av följande metoder, där vi rekommenderar den första metoden.

Via SCB:s hemsida (Webbapplikation):

· Anmäl er hos SCB, att ni önskar göra överföringar via hemsidan.

· Gå in på SCB:s hemsida för detta: https://www.h.scb.se/sjuklon (notera s:et i https, som används då ökad säkerhet behövs).

· Logga in, med de uppgifter ni fått från SCB då ni anmälde er för detta.

· Klicka på Skicka fil till SCB.

· Klicka på Bläddra eller Browse, och öppna mappen där filen RAS.TXT finns enligt den sökväg ni angivit i rutinen Rapportering…, ovan.

· Markera filen RAS.TXT och klicka på Öppna.

· Klicka på Skicka filen, och filen blir överförd.

Tips: Man kan kontrollera tidigare gjorda överföringar under Inskickade filer.

Med ftp-överföring:

Kräver lite mer datamognad, enligt SCB. Vi har ingen mer information än att filnamn behöver registreras. Kontakta SCB själva (Kontaktperson Fredrik Rahm, 019-17 65 97, om inte detta ändrats) för att höra hur ni gör, om ni önskar använda denna metod. Meddela oss om PAS behöver göra något, t ex angående filnamn.

Via diskett:

Om denna metod valts, kopieras filen med punkten Rapportering… ovan, till diskett. Man ska alltså i normalfall ange sökvägen ’A:’. Sätt därför i en formaterad, tom diskett innan den rutinen körs.

Märk disketten med organisationsnummer, vilken period som skickas och kontaktperson hos er.

Skicka disketten till:

Statistiska Centralbyrån

AM SJLA

701 89 ÖREBRO

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Schematransar till Hogia. Den används för att föra över scheman för angiven period, till schemat i HogiaLön Plus. Rutinen skapar en transaktionsfil med schemaposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Hogia. Klicka här om du vill läsa hur man gör detta.

Anm: Denna export kan ej göras om man har den enklare versionen av Hogia, kallad Hogia Lön (utan ’Plus’), men det går att överföra till HogiaLön Classic.

Det är exakta scheman på klockslag som förs över, med raster inlagda. Eventuella nattpass skrivs i Hogia uppdelat före och efter midnatt på respektive datum. Inga särskilda namn sätts på överförda scheman i Hogia, och inget schema behöver vara upplagt i Hogia innan överföring.

Före första överföringen ska man ange här vad filen/filerna ska heta, och var den/dom ska läggas. Det görs i rutan Sökvägar till integrationsfiler…. Om man alltid för över all personal, räcker det att ange sökväg i fältet för anst.form ’Alla’. Annars får man ange sökväg i fälten för respektive anst.form. Filen/filerna ska kopieras till Hogia-mappen, som vanligen hittas i C:ProgramHLPlusData. Förslag på filnamn är SchemaTjm.txt för överföring av tj.män o dyl. Inställningen sparas automatiskt, och behöver alltså bara anges en gång.

Överföring kan göras till två olika företag i Hogia. Då skapas dubbla filer. Läs mer under Flera företag nedan.

Överföring görs ej för personer som slutat, eller ej är markerade som Egen personal i personregistret. Dessutom kan man vid behov klicka på Parametrar i rutan Övrigt till höger, och där i dialogrutan Parametrar… ange ytterligare personer som ej ska överföras till Hogia. Läs mer nedan.

Export av schematransar

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.

Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern. Man kan ej föra över schema för framtiden.

Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir fel schema i Hogia, om man skulle råka föra över en period igen. Därför sparas senast överförda period för respektive anst.form, och visas i datumfälten om man byter anst.form. Initialt visas datumen för senaste överföring för Alla, i de fall sådan gjorts.

Har man flera företag i Hogia, väljer man för vilket företag överföring ska göras. Läs mer nedan.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil, och sen kvarstår bara att gå in i Hogia och importera den.

Flera företag

I de fall man har uppdelad på två företag i Hogia, kan man här styra så schemana överförs till rätt bolag. Man får göra överföring för ett företag i taget, och då tas bara de personer med som hör till det företaget. Läs mer om denna styrning under Parametrar… nedan.

Har man angivit parametrar för flera företag, visas en ruta kallad Företag. Här väljer man för vilket företag som scheman ska överföras. När man här byter företag, ändras sökvägar och filnamn nedan i rutan Sökvägar till integrationsfiler… till det som angivits för det företaget. Dessa inställningar ska alltså göras en gång per företag, och man kan ha olika sökvägar och filnamn per företag. När man sen klickar på Exportera, överförs bara personerna i det valda företaget.

Parametrar för överföringen

Här anger man i fliken Anst.nr om några personer ej ska tas med i överföringarna. Notera att programmet automatiskt hoppar över de som ej är markerade som Egen personal i personregistret. Här behöver man alltså bara ange om ytterligare personer ska hoppas över.

Om dessa personer då har anst.nr i nummerföljd, kan man ange ett eller flera intervall.

Personer som inte har anst.nr i nummerföljd, får anges nedtill under rutan Enskilda anst.nr. Det görs genom att man kopierar över personer från rutan Tillgängliga till rutan Valda. Läs här om du vill veta hur man gör.

Om man har flera företag i Hogia, anger man i fliken Flera filer vilka personer som hör till ’Företag 2’. Övriga hör till ’Företag 1’. Anm: Man kan ännu bara hantera två företag här. Kontakta PAS AB om ni har ytterligare behov.

Man kan koppla personer till ’Företag 2’ på två olika sätt. Antingen genom att ange ett intervall av anst.nr, inom vilket alla personer hör till ’Företag 2’. Annars, t ex om personerna som hör till ’Företag 2’ inte har anst.nr i nummerföljd, kan man ange siffran ’2’ i fältet Företagsnummer i personregistret på dessa personer. Då ska man även bocka för fältet Företagsnummer används här.

Dessa metoder kan kombineras, t ex att man har ett intervall av personer, men även några som inte ligger i nummerordning. Då räcker det att lägga in siffran ’2’ i Företagsnummer på de personer som inte omfattas av intervallet.

Notera: I de fall man även gör överföring av persontransaktioner till Hogia, gäller denna inställning även dessa överföringar.

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Schematransar till Agda PS. Den används för att föra över scheman för angiven period, till schemat i Agda PS. Rutinen skapar en transaktionsfil med schemaposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Agda. Klicka här om du vill läsa hur man gör detta.

Notera, om ni har flerföretagsfunktionen i Agda, att exporten ännu endast kan hantera ett filnamn vid överföring. Kontakta PAS AB om ni har behov av att kunna ange olika filer.

Scheman i PAS är ju uppbyggda av tidkoder, d v s veckoscheman, medans Agdas scheman är uppbyggt av arbetspass. Därför översätts varje variant av schemadag i PAS till motsvarande arbetspass enligt vad som anges här. Dessa arbetspass måste vara upplagda i Agda före överföring, annars får man felmeddelande vid importen i Agda.

I Agda läggs arbetspass upp antingen med eller utan klockslag, beroende på behoven i Agda. Om man inte anger klockslag, är det bara arbetstidens längd som gäller. Anger man klockslag kan man ha flera pass med t ex 8,00 tim. Bara en av dessa metoder kan användas, om denna överföring skall köras, och den valda metoden skall anges i en parameter i PAS innan programmet börjar användas. (Parametern är dold, och underhålls av PAS AB). Baserat på metod, visas de fält som behövs här i PAS-programmet.

Om man inte har klockslag i arbetspassen, är det alltså arbetsdagens längd som styr vilket arbetspass den översätts till. I de fall man t ex har olika scheman (olika tider under dagen) som alla är 8 timmar, får dessa samma arbetspass. Ett förslag är därför att man har ett arbetspass som heter ’800’ som används för alla 8-timmarsdagar, o s v. Det gäller då även t ex vid nattskift kl 22.00 – 06.00.

I de fall det finns nattscheman med arbetspass över midnatt, sätts passen ihop till ett pass. Passet registreras för påstigningsdagen, d v s då passet inleds (före midnatt).

Överföring görs ej för personer som slutat före angiven period, eller ej är markerade som Egen personal i personregistret.

Före första exporten ska man alltså ange för varje typ av schemadag som används, vad motsvarande arbetspass heter i Agda. Lämpligen startar man med att kontrollera att alla arbetspass som behövs, finns upplagda i Agda. Lägg upp de som saknas. Lediga dagar, lördagar, söndagar och helgdagar har egna arbetspass (som alla avser arbetsfria dagar). Skriv sen ut dem, för att underlätta inläggningen i PAS.

Starta sen överföringsprogrammet i PAS. I rutan Arbetspass (exporteras till Agda) visas eventuella angivna arbetspass. De arbetspass som används i Agda, men som inte är upplagda här, behöver läggas upp före överföring. För varje angivet arbetspass visas i parentes hur lång arbetstid passet motsvarar, och i de fall klockslag används, vilka klockslag som gäller för passet.

Helgdagar och klämdagar

Helgdagar och klämdagar redovisas som lediga dagar i schemat. För helgdagar sätts dock det arbetspass som lagts in som ’Helgdag’ i listan med arbetspass, enligt nedan. Man kan i programmet dessutom ange om eventuell frånvaro med frånvarokod 36 (uttag klämtid) och/eller kod 37 (uttag helgtid) skall räknas av från schematiden. Det gäller då även vid frånvaro del av dag.

Underhåll av arbetspass

Lediga dagar, lördagar, söndagar och helgdagar underhålls genom att man väljer typ av dag i fältet Dagtyp. Sedan anger man önskat arbetspass i fältet Arbetspass bredvid, och klickar på Lägg till. Arbetspasset visas i listan. Upprepa med de som saknas.

Lägg sen upp alla de arbetspass som saknas, på detta sätt om man har klockslag i arbetspassen:

Ange arbetspassets starttid och sluttid, och passets längd, i respektive fält. Ange önskat arbetspass i fältet Arbetspass. Klicka på Lägg till, och arbetspasset visas i listan.

Lägg annars upp alla de arbetspass som saknas, på detta sätt om man inte har klockslag i arbetspassen:

Ange arbetspassets längd i fältet Norm.tid. Om motsvarande arbetspass har namn lika med siffrorna i arbetstiden enligt förslaget ovan (t ex ’800’), klicka på knappen med en högerpil så blir arbetspasset ifyllt. I annat fall ange önskat arbetspass i fältet Arbetspass. Klicka på Lägg till, och arbetspasset visas i listan.

Skulle ett arbetspass behöva tas bort, markera det genom att klicka på det, och klicka sen på Radera markerade pass. Tips: Man kan radera flera arbetspass på en gång genom att hålla Ctrl intryckt medans man markerar arbetspass.

Filkopiering

Agda använder en s k inläsningsfil vid import av scheman. Den filen heter i normalfall SCHEMATRANSAR.INL, och levereras av PAS vid installationen. I den filen finns, förutom filbeskrivning, sökväg och filnamn för transaktionsfilen angivet. Därför måste alla eventuella ändringar av sökväg och/eller filnamn göras motsvarande både här i överföringsprogrammet och i den filen. Vi på PAS AB vill helst ha en uppdaterad integrationsfil, om den ändras. Anm: En kopia av inläsningsfilen ska läggas i den mapp där Agda är installerat lokalt, i varje klient som används för att importera schemat i Agda.

Man anger alltså här vad filen ska heta, och var den ska läggas. Det görs i rutan Sökvägar till integrationsfilen…. I normalfall sätter vi upp detta gemensamt vid installationen. Inställningen sparas automatiskt, och behöver alltså bara anges en gång.

Export av schematransar

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.

Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern. Man kan ej föra över schema för framtiden.

Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir fel schema i Agda, om man skulle råka föra över en period igen.

Kontrollera att fälten för hantering av helgtid och klämtid är rätt ifyllda. Dessa inställningar sparas automatiskt till kommande överföringar.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil, och sen kvarstår bara att gå in i Agda och importera den.

Anm: Skulle inget arbetspass finnas angiven i PAS som exakt motsvarar arbetstiden en dag, sätts det arbetspass som närmast överstiger den. Systemet ’avrundar alltså uppåt’. Detta bl a så eventuell frånvaro hel dag ’ryms’ vid överföring av kalendarietransar. Detta gäller dock bara i de fall man inte har klockslag i arbetspassen. Har man klockslag, måste exakta arbetspass vara upplagda.

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Personregister till Hogia. Den används för att exportera personuppgifter från personregistret i PAS, som sen importeras i personregistret i Hogia Lön Plus. Efter det att denna rutin körs, skall man alltså köra en import i Hogia. Klicka här om du vill läsa hur man gör detta.

Anm 1: Denna export/import kan ej göras om man har den enklare versionen av Hogia, kallad Hogia Lön (utan ’Plus’), men det går att överföra till HogiaLön Classic.

Anm 2: Överföringen av personuppgifter till Hogia kan göras oavsett om man har Hogia installerat i SQL-databas, eller i Access-databas. Däremot kan uppdateringen av PAS’ personregister från Hogias personregister hittills bara göras om man har Hogia i SQL-databas.

Nyanställda personer som lagts upp i PAS, men inte i Hogia, läggs upp i Hogia vid denna export. Notera att endast vissa fält från PAS personregister exporteras. Det medför att man behöver komplettera personregistret i Hogia efter överföring.

Notera även att endast personer som är markerade som Egen personal i personregistret blir överförda. Detta så eventuella elever, konsulter och andra som endast skall finnas i PAS, ej blir upplagda i Hogia vid överföring. Läs mer under Parametrar nedan.

Eventuella inaktiverade personer blir ej heller överförda.

Borttagning av personer som slutat, kan av säkerhetsskäl inte göras med export/import. Personer får alltså tas bort manuellt ur båda systemen, vilket normalt görs vid samma tidpunkt (vanligen i början av ett år, då man är helt klar med föregående år).

Det finns ett antal parametrar, som styr importen. Dessa läggs in före första exporten, under knappen Parametrar, och behöver normalt ej ändras sedan. Läs mer om dessa nedan.

Före första exporten ska man även ange sökväg och filnamn till aktuella transaktionsfiler. Det gör man längst ner, i rutan Sökväg till integrationsfiler…. Om man alltid kommer överföra personalen i samma fil, d v s alltid välja ’Alla’, räcker det att ange sökväg och filnamn i första fältet här. Det förutsätter också att all personal finns i samma företag i Hogia. Annars kan man ange olika filer för tj.män och koll.anst. För att hitta sökväg, klicka på Bläddra, och leta upp den mapp där Hogia finns installerad (vanligen ’C:ProgramHLPlus’). Under denna mapp finns det en mapp som heter ’Data’. Öppna den mappen. Skriv ett lämpligt filnamn, t ex PerAlla.txt för överföring av alla personer o s v. Det är lämpligt med en textfil, utifall man vill öppna filen någon gång och titta på den.

Notera att dessa inställningar sparas automatiskt, och gäller alla som kör denna export från PAS. Det medför, att om Hogia finns installerad med olika sökväg i olika klienter, får man antingen ändra här beroende på i vilken klient man skapar transaktionsfilen, eller alltid köra exporten i en och samma klient.

Överföring kan göras till två olika företag i Hogia. Då skapas dubbla filer. Läs mer under Flera företag nedan.

Export av personuppgifter

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för Alla, Koll.anst eller Tj.män.

Ange sedan i rutan Omfattning¸ om den ska föra över alla fält, bara saldon, eller allt utom saldon (d v s Övrigt).

I rutan Överför dessa fält… till höger, visas de fält som är möjliga att överföra till Hogia. Här kan man välja exakt vilka av dessa fält man önskar överförda vid just den aktuella exporten. Detta görs genom att bocka för bara de fält man vill överföra, i en av de fem kolumnerna (1-5), och sedan ange vilken kolumn man använt sig av, i fältet Ange vilken kolumn… till vänster. När man sen kör själva exporten, exporteras bara de fält som är förbockade i den kolumn som angivits här.

Ett exempel: Du vill bara exportera semesterdagar. Detta bedömer du som en återkommande överföring, och vill reservera en kolumn för detta. Kolumn 1 används lämpligen vid överföring av alla tillgängliga fält, så där ska alla fält vara förbockade. Därför tar du t ex kolumn 2 (om den är ’ledig’) och bockar för bara fälten för semesterdagar. Kontrollera så inga andra fält är förbockade. Dessa inställningar sparas automatiskt, så det behöver inte upprepas varje gång. Skriv sen en tvåa i kolumn-fältet till vänster, att det är kolumn 2 som ska användas vid denna export.

Har man flera företag i Hogia, väljer man för vilket företag överföring ska göras. Läs mer nedan.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Om det är angivet att saldon ska skickas, kontrollerar programmet att ni kört, och stängt, någon löneperiod i PAS. Detta så den vet från vilken dag i saldotabellen som saldona ska hämtas från. Om denna uppgift om datum saknas, kan saldon ej exporteras.

Detta skapar en exportfil, och sen kvarstår bara att gå in i Hogia och importera den.

Klicka här för att se en fullständig lista över de fält som exporteras.

Flera företag

I de fall man har uppdelad på två företag i Hogia, kan man här styra så personuppgifterna överförs till rätt bolag. Man får göra överföring för ett företag i taget, och då tas bara de personer med som hör till det företaget. Läs mer om denna styrning under Parametrar… nedan.

Har man angivit parametrar för flera företag, visas en ruta kallad Företag. Här väljer man för vilket företag som personuppgifter ska överföras. När man här byter företag, ändras sökvägar och filnamn nedan i rutan Sökvägar till integrationsfiler… till det som angivits för det företaget. Dessa inställningar ska alltså göras en gång per företag, och man kan ha olika sökvägar och filnamn per företag. När man sen klickar på Exportera, överförs bara personerna i det valda företaget.

Parametrar för överföringen

I fliken Namn anger man först på vilken form namnet skall överföras, i de fall namn exporteras. I PAS är ju efternamn och förnamn uppdelat i varsitt fält, men i Hogia finns bara ett gemensamt namn-fält. Därför måste namnet sättas ihop i överföringen, och denna parameter styr om det ska skickas som ’Förnamn Efternamn’ eller ’Efternamn, Förnamn’. En fördel med det senare alternativet, är att vi lägger in ett kommatecken efter efternamnet. Det gör att eventuell överföring tillbaka till PAS senare går smidigare, då vi säkert vet vad som är förnamn respektive efternamn.

I fliken Urvalskat. anger man vad respektive anställningsform heter i Hogia, i de fall anst.form överförs. Denna lagras ofta i Hogia i fältet Urvalskategori, vanligen som Tjänstemän respektive Kollektiv. Om ingen benämningen anges här, överförs inte anst.formen till Urvalskategorin. Anm: Utöver detta fält så lagras anst.formen i Hogia i fältet AFA, och det är det fältet som styr anst.form vid överföring från Hogia.

I fliken Anst.nr anger man om några personer ej ska tas med i överföringarna. Notera att programmet automatiskt hoppar över de som ej är markerade som Egen personal i personregistret. Här behöver man alltså bara ange om ytterligare personer ska hoppas över.

Om dessa personer då har anst.nr i nummerföljd, kan man ange ett eller flera intervall.

Personer som inte har anst.nr i nummerföljd, får anges nedtill under rutan Enskilda anst.nr. Det görs genom att man kopierar över personer från rutan Tillgängliga till rutan Valda. Läs här om du vill veta hur man gör.

I fliken Saldon, kan man till sist ange vilka saldon som ska överföras till Hogia, i de fall man vill föra över saldon. Läs mer om detta här, i listan över de fält som kan föras över.

Om man har flera företag i Hogia, anger man i fliken Flera filer vilka personer som hör till ’Företag 2’. Övriga hör till ’Företag 1’. Anm: Man kan ännu bara hantera två företag här. Kontakta PAS AB om ni har ytterligare behov.

Man kan koppla personer till ’Företag 2’ på två olika sätt. Antingen genom att ange ett intervall av anst.nr, inom vilket alla personer hör till ’Företag 2’. Annars, t ex om personerna som hör till ’Företag 2’ inte har anst.nr i nummerföljd, kan man ange siffran ’2’ i fältet Företagsnummer i personregistret på dessa personer. Då ska man även bocka för fältet Företagsnummer används här.

Dessa metoder kan kombineras, t ex att man har ett intervall av personer, men även några som inte ligger i nummerordning. Då räcker det att lägga in siffran ’2’ i Företagsnummer på de personer som inte omfattas av intervallet.

Notera: I de fall man även gör överföring av schematransaktioner till Hogia, gäller denna inställning även dessa överföringar.

Närliggande information:

– Uppdatering av personregistret från Hogias personregister

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Personregister till Excel. Den används för att överföra valda personuppgifter från personregistret till Excel. I Excel kan man lätt vidarebearbeta materialet, då fältnamnen också förs över som rubrik. Eventuella utskrifter görs sen från Excel.

Man väljer vilka personer och vilka fält som skall exporteras m m.

Export

Välj först i rutan Urval personer, vilka personer som skall tas med i exporten. Markerar man Org.enhet eller Enskild, visas ett fält där man väljer önskad org.enhet respektive person. Det görs genom att man klickar på pilen i fältet, och väljer i listan.

Här kan man även välja om endast personer som är markerade som Egen personal i personregistret ska tas med, eller de som ej är Egen personal. Man kan även välja om personer som slutat ska tas med eller ej.

Välj sedan nedtill i rutan Exportera till, om resultatet ska visas i Excel (förvalt), eller att en Excelfil ska skapas (markera det valet). Om Excelfil markeras här, visas ett fält där man får ange sökväg och filnamn för den fil som önskas. Man kan bläddra till rätt sökväg genom att klicka på knappen med tre punkter, öppna önskad mapp, och skriva önskat filnamn. Notera att filen alltid får ändelsen ’.xls’, så man hittar filen i Excel, d v s om detta inte skrivs i filnamnet så läggs det på.

Välj till sist vilka fält som ska tas med i exporten, i rutan Urval fält. Nedtill väljer man hur fälten ska sorteras i listan. Valet Som i underhåll av person betyder att fälten är strukturerade lika som i programmet Underhåll av person, d v s att först kommer fälten som återfinns i fliken Anställd, och i samma ordning, sen fälten i nästa flik o s v.

Vid exporten är det de markerade fälten som överförs. Initialt är alla fält markerade. Om enstaka fält ska undantas, ta bort förbockningen på dessa. Om bara ett mindre antal fält ska tas med, rekommenderas att man först klickar på Inga, för att ta bort alla markeringar. Sen markerar man de fält som önskas. Det finns även en knapp Invertera, som medför att markerade fält blir avmarkerade och vice versa.

När dessa val är gjorda, klicka på Exportera. Resultatet visas i Excel, eller fil skapas, beroende på gjort val.

Notera: Innestående semesterdagar visas visserligen i Underhåll av person, men dessa fält är saldofält och finns inte i personregistret. Därför finns de inte tillgängliga för export i detta program. Detsamma gäller årsschemat och kontoinställningarna för arbetsrapportering, som inte heller omfattas av denna export.

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Kalendarietransar till Kontek. Den används för att föra över frånvaro för angiven period, till Kontek. Rutinen skapar en transaktionsfil med frånvaroposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Kontek. Anm: För kunder med Kontek lönesystem skapas i normalfall kalendarietransar automatiskt i löneberedningen, och då finns ej denna modul aktiverad i menyn. Denna modul är dock användbar t ex om man inte kör PAS´ löneberedning, eller om man önskar föra över kalendarietransar för en annan period än avräkningsperioden för lön. Kontakta PAS om ni vill diskutera vilken version som passar er bäst.

Före första exporten ska man även ange för varje frånvarokod som används, vad motsvarande kod heter i Kontek. Det görs genom att klicka på Parametrar. Då får man upp ett fönster där man i rutan Markerad kod.översätts till kan ange för varje upplagd frånvarokod i PAS, vad motsvarande kod heter i Kontek. Om man valt att använda samma koder i Kontek som i DOS, t ex att kod ’12’ i PAS heter ’12’ även i Kontek, så lämnar man rutan för kod 12 tom. Har man någon kod i Kontek som motsvaras av flera koder i PAS, skriver man den koden för alla dessa koder här.

I de fall man har någon kod i PAS som inte skall föras över till Kontek, markerar man detta genom att skriva ’—’ (tre minustecken) i rutan för den koden.

Anm: Kom ihåg att komplettera i denna dialogruta, om ny frånvarokod senare läggs upp i PAS.

I de fall man har flera företag i Kontek, kontakta PAS AB för att diskutera uppdelningen av exportfilen på flera filer.

Frånvaron skickas med frånvarotid per dag och kod (inte med de klockslag som frånvaron gäller). Vid frånvaro hel dag, skickas bara kod och datum.

Vid frånvaro under nattskift (över midnatt), skickas frånvaro på det datum då nattpasset inleds (påstigningsdagen).

Vid långtidsfrånvaro skickas även mellanliggande arbetsfria dagar, om samma kod återkommer efter de lediga dagarna. Undantag är koder för sjuk, som skall ligga även på de lediga dagarna för att dessa ska tas med här. Som sjukkod tolkas de koder som har förbockat i Underhåll av frånvarokoder att de ska kopieras till lediga dagar, vilket ju bara sjukkoder ska ha.

Filkopiering

För att Kontek ska kunna läsa in filen/filerna, behöver de kopieras till den mapp där Kontek är installerat. Klicka på Bläddra efter respektive fält, och leta fram den mapp där Kontekprogrammet finns. Filnamn ska vara PAS-KAL-A.XML för överföring av Alla personer osv (se ovanför respektive fält). Om fältet lämnas tomt, d v s ingen sökväg eller filnamn, skapas filen i den mapp där PAS ligger.

Anm: Man måste bara ange sökväg och filnamn i de fält som motsvarar de överföringar man planerar att köra. Ska man t ex alltid köra för antingen koll.anst eller tj.män, kan man lämna fältet för Alla tomt.

Export av kalendarietransar

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.

Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern.

Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir dubbel frånvaro i Kontek, om man skulle råka föra över en period igen. För att underlätta, visas de datum som senast användes, när programmet startar. Notera dock, att den bara sparar en period för programmet, inte per anst.form och Alla.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil, och sen kvarstår bara att gå in i Kontek och importera den.

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Kalendarietransar till Hogia. Den används för att föra över frånvaro för angiven period, till Hogia. Rutinen skapar en transaktionsfil med frånvaroposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Hogia. Anm: För kunder med Hogia lönesystem skapas i normalfall kalendarietransar automatiskt i löneberedningen, och då finns ej denna modul aktiverad i menyn. Denna modul är dock användbar t ex om man inte kör PAS´ löneberedning, eller om man önskar föra över kalendarietransar för en annan period än avräkningsperioden för lön. Kontakta PAS om ni vill diskutera vilken version som passar er bäst.

Före första exporten ska man även ange för varje frånvarokod som används, vad motsvarande kod heter i Hogia. Det görs genom att klicka på Parametrar. Då får man upp ett fönster där man kan ange för varje upplagd frånvarokod i PAS, vad motsvarande kod heter i Hogia (enl nedan). Om man valt att använda samma koder i Hogia som i DOS, t ex att kod ’12’ i PAS heter ’12’ även i Hogia, så lämnar man rutan för kod 12 tom. Har man någon kod i Hogia som motsvaras av flera koder i PAS, skriver man den koden för alla dessa koder här.

I de fall man har någon kod i PAS som inte skall föras över till Hogia, markerar man detta genom att skriva ’—’ (tre minustecken) i rutan för den koden.

Anm: Kom ihåg att komplettera i denna dialogruta, om ny frånvarokod senare läggs upp i PAS.

Underhåll av koder

1
Markera den kod som ska underhållas.

2
Om koden heter lika för alla personer i Hogia, klicka på Generell kod i rutan Markerad kod översätts till. Ange vad koden heter i Hogia, i fältet till höger. Om koden heter samma i Hogia som i PAS, lämnar man fältet tomt.

3
Om koden heter olika för t ex tj.män och koll.anst i Hogia, klicka på Varierande kod i rutan Markerad kod översätts till. Ange vad koden heter i Hogia, för de olika kategorierna. Samma löne-kod kan anges på två kategorier. Om en kategori ej är aktuell, kan det fältet lämnas tomt. Om koden heter samma i Hogia som i PAS, lämnar man det fältet tomt.

I de fall man har flera företag i Hogia, kontakta PAS AB för att diskutera uppdelningen av exportfilen på flera filer.

Frånvaron skickas med de klockslag som frånvaron gäller.

Vid frånvaro under nattskift (över midnatt), skickas frånvaro på det datum då nattpasset inleds (påstigningsdagen).

Vid långtidsfrånvaro skickas även mellanliggande arbetsfria dagar, om samma kod återkommer efter de lediga dagarna. Undantag är koder för sjuk, som skall ligga även på de lediga dagarna för att dessa ska tas med här. Som sjukkod tolkas de koder som har förbockat i Underhåll av frånvarokoder att de ska kopieras till lediga dagar, vilket ju bara sjukkoder ska ha.

Filkopiering

För att Hogia ska kunna läsa in filen/filerna, behöver de kopieras till den mapp där Hogia är installerat. Klicka på Bläddra efter respektive fält, och leta fram den mapp där Hogiaprogrammet finns. Filnamn ska vara PAS-KAL-A.wli för överföring av Alla personer, o s v (se ovanför respektive fält). Om fältet lämnas tomt, d v s ingen sökväg eller filnamn, skapas filen i den mapp där PAS ligger.

Anm: Man måste bara ange sökväg och filnamn i de fält som motsvarar de överföringar man planerar att köra. Ska man t ex alltid köra för antingen koll.anst eller tj.män, kan man lämna fältet för Alla tomt.

Export av kalendarietransar

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.

Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern.

Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir dubbel frånvaro i Hogia, om man skulle råka föra över en period igen. För att underlätta, visas de datum som senast användes, när programmet startar. Notera dock, att den bara sparar en period för programmet, inte per anst.form och Alla.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil (eller flera), och sen kvarstår bara att gå in i Hogia och importera den (dom).

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Kalendarietransar till Agda PS. Den används för att föra över frånvaro för angiven period, till kalendariet i Agda PS. Rutinen skapar en transaktionsfil med frånvaroposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Agda. Klicka här om du vill läsa hur man gör detta.

Före första exporten ska man även ange för varje frånvarokod som används, vad motsvarande kod heter i Agda. Det görs genom att klicka på Parametrar. Då får man upp ett fönster där man kan ange för varje frånvarokod i PAS, 1 – 49, vad motsvarande kod heter i Agda. Om man valt att använda samma koder i Agda som i DOS, t ex att kod ’12’ i PAS heter ’12’ även i Agda, så lämnar man rutan för kod 12 blank här. Har man någon kod i Agda som motsvaras av flera koder i PAS, skriver man den koden i alla dessa rutor här.

Anm: I de fall man har någon kod i PAS som inte skall föras över till Agda, markerar man detta genom att skriva ’—’ (tre minustecken) i rutan för den koden.

I de fall man har flerföretagsfunktionen i Agda, kan exporten hantera flera filer vid överföring. Det förutsätter dock att personerna i de olika företagen har anställningsnummer i nummerföljd (se nedan). Kontakta PAS AB om ni har behov av att kunna styra uppdelningen på annat sätt.

Filkopiering

Agda använder en s k inläsningsfil vid import av kalendarietransar. Den filen heter i normalfall KALENDARIETRANSAR.INL, och levereras av PAS vid installationen. I den filen finns, förutom filbeskrivning, sökväg och filnamn för transaktionsfilen angivet. Därför måste alla eventuella ändringar av sökväg och/eller filnamn göras motsvarande både här i överföringsprogrammet och i den filen. Vi på PAS AB vill helst ha en uppdaterad integrationsfil, om den ändras. Anm: En kopia av inläsningsfilen ska läggas i den mapp där Agda är installerat lokalt, i varje klient som används för att importera kalendarietransarna i Agda.

Har man flera filer (företag), behövs en inläsningsfil per företag.

Man anger alltså här eventuell sökväg för filen, och skriver in filnamnet KALTRAN.REG. Det görs i rutan Sökväg till integrationsfilen…. I normalfall sätter vi upp detta gemensamt vid installationen. Inställningen sparas automatiskt, och behöver alltså bara anges en gång.

Har man flera filer (företag), klickar man på knappen Flera filer…, och anger vilka anst.nr som gäller per företag, i dialogrutan som visas. De anst.nr som inte ryms i något av de angivna intervallen, hamnar i filen KALTRAN.REG (’företag 1’).

Export av kalendarietransar

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.

Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern.

Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir dubbel frånvaro i Agda, om man skulle råka föra över en period igen.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil (eller flera), och sen kvarstår bara att gå in i Agda och importera den (dom).