Kategori: Arbete

Allmänt

Underhandskontrollen är en tillvalsfunktion och ingår som en del i PAS Kvalitetssäkring. Här kan man ange unika intervall för tillverkade antal, då kontroller ska ske.

Kvalitetssäkring handlar om att göra kontroller av att de artiklar som tillverkas uppfyller givna specifikationer. Kontrollerna görs ofta på det första exemplaret som tillverkats, med jämna mellanrum under tillverkningen, och på det sista exemplaret som tillverkats på varje tillverkningsorder. PAS kvalitetssäkring påminner personalen om att en kontroll ska göras, och används även för att rapportera resultatet av kontrollen. Det senare ger möjlighet till uppföljning av kvalitetskontrollerna.

Huvudinställningarna för kvalitetssäkringen görs i modulen Produktionsgrupper där man anger inom vilka produktionsgrupper kontroller ska göras, samt vilka typer av kontroller som ska utföras. För vidare information, se Produktionsgrupper. Har man valt att göra underhandskontroller går det sedan att i den här modulen ange ett specifikt intervall för varje operation på en enskild artikel.

Ändra intervall för en artikel/operation

I listan under Urval visas de artiklar/operationer som har ett eget intervall angivet. Genom att markera en rad visas information om det angivna intervallet i fältet Intervall under Ändra. Det går även att ändra artikelnummer, operationsnummer samt intervall. Välj OK eller Verkställ för att spara ändringarna.

Lägga till intervall

Klicka på Lägg till för att ange ett intervall för en ny artikel/operation. En ny tom rad skapas i urvalslistan och det går att skriva in artikelnummer, operationsnummer och intervall. Anges ”0” (noll/blankt) som intervall kommer ingen underhandskontroll att göras på denna artikel/operation även om det finns ett standardintervall satt. Välj OK eller Verkställ för att spara ändringarna.

Radera intervall

Intervallet för en enskild artikel/operation kan raderas genom att markera det i urvalslistan och sedan välja Radera.

Massuppdatering

Denna funktion gör det möjligt att ändra på det enskilda intervallet för alla artiklar/operationer som tillhör en viss produktionsgrupp. Klicka på Ändra intervall, välj produktionsgrupp i listan och ange nytt intervall. Klicka sen på OK, och alla artiklar/operationer som hör till den valda produktionsgruppen får det nya intervallet.

Notera! Endast de artiklar/operationer som redan har ett eget specificerat intervall påverkas (d v s de som finns här i Underhandskontroll). Standardintervallet för produktionsgruppen påverkas inte.

Tips

Standardintervallet för en produktionsgrupp kan kombineras med specifika intervall för enskilda artiklar/operationer på flera sätt utifrån verksamhetens behov. I de fall det finns många artiklar och endast ett fåtal av dessa ska kontrolleras, är det lämpligast att inte ange något standardintervall utan istället ange intervall för de enskilda artiklarna. Ska de flesta artiklarna kontrolleras med samma intervall, medan ett litet antal inte alls ska kontrolleras, är det lämpligast att ange ett standardintervall för produktionsgruppen och sedan undanta artiklar genom att sätta intervallet till noll/blankt för de enskilda artiklarna.

Allmänt

I PAS kan man söka ut data ur Indirekt rapportering för närmare analys. Ibland behöver kanske resultatet bearbetas vidare, och därför finns också möjligheter att exportera detta till ett kalkylark i MS Excel. Förutsättningen är då givetvis att MS Excel finns installerat på klienten, i en någorlunda modern version.

Alla utsökningar (parameterinställningar) kan sparas för upprepat bruk. Läs mer om detta nedan. På så sätt kan egna uppföljningar lätt göras periodiskt, och egen statistik skapas, om så önskas. (För varje ny sådan periodisk uppföljning behöver då endast periodangivelsen ändras.)

Denna modul hittar du under Närvaro/Frånvaro > Statistik/Analys.

Fliken Utsökningsparametrar

I fliken Utsökningsparametrar, anger man förutsättningarna för varje utsökning.

När programmet startas, visas de inställningar som användes senast. Om dessa inte är tillämpliga nu, klicka på knappen Ny utsökning för att få upp utgångsläget (tömma), eller knappen Tidigare utsökningar för att välja en tidigare sparad utsökning.

Börja med att i rutan Tidspann ange den period som utsökningen skall omfatta. Listrutorna innehåller en kalender som visas om du klickar på respektive nedåtpil. Bläddra fram önskat startdatum genom att klicka på aktuella pilar och datum. Gör detsamma för slutdatum. Det går också bra att skriva in datum direkt i rutorna, eller m h a upp- och nedpilar ändra respektive siffra, om så önskas.

Ange därefter de utsökningsbegrepp som är intressanta. I utgångsläget visas endast en listruta under Utsökningsbegrepp. Klicka på nedåtpilen och välj den första parametern. Läs mer om dessa parametrar under Utsökningsbegrepp – Indirekt tid.

När detta val är gjort, visas en listruta under Värde(n). Genom att här ange värden, avgränsar man utsökningen. Notera: Genomgående för denna kolumn gäller, att om inget värde anges, betyder det att alla värden tas med för det utsökningsbegreppet.

Om endast ett eller flera värden önskas, klicka på knappen Värden som visas omedelbart till höger om listrutan. Ett fönster med tillgängliga värden visas. Här kan man göra s k smarta markeringsval. Markeringar sker enligt normal windowsstandard, enligt följande: Håll Ctrl intryckt och klicka på önskade alternativ för att göra enskilda markeringar. Om intervall önskas, håll Shift intryckt, klicka på första värdet i intervallet, fortsätt hålla Shift intryckt, och klicka på sista värdet i intervallet.

Om både intervall och enstaka skall väljas, börja med intervallet. Håll sen Ctrl intryckt, och komplettera med de enstaka.

Om däremot t ex alla värden utom tre skall markeras, markera först bara dessa tre, och klicka sen på Invertera. Då vänds markeringarna, så att alla utom dessa tre blir markerade.

De värden som visas när man klickat på Värden-knappen är enbart de värden som återfinns i databasen för vald period. Saknas alltså något värde så betyder det att under aktuell period så har värdet inte funnits med i någon rapportering.

Så snart det första valet är gjort, visas en ny listruta under den första. På detta sätt kommer ett utsökningsbegrepp i taget upp, ända tills man är nöjd.

Beroende på hur man vill ha resultatet presenterat, bör man överväga i vilken ordning valen skall göras. Normalt visas resultatet kolumnvis, i den ordning man gjort valen. Sortering av resultatet görs också i den ordning man väljer utsökningsbegreppen. Vill man t ex söka ut alla personer, sorterade avdelningsvis, skall man välja Organisationsenhet före Anställd. För att ändra ordningen på utsökningsbegreppen, använd upp- och nedpilarna till höger om listrutan.

Till höger om varje utsökningsparameter visas en bockruta för Delsumma. Denna skall markeras, för varje utsökningsbegrepp man önskar en egen delsumma.

Till höger om kolumnen Summering finns bockrutorna Visa. Denna skall markeras för varje utsökningsbegrepp som man önskar skall visas i resultatet. Det kan alltså vara så att man vill söka ut data baserat på ett visst begrepp, men att det inte skall vara med i resultatet. Oavsett dessa markeringar, visas alltid alla val i rubriken om man överför resultatet till Excel.

I rutan Parametrar upptill, finns en bockruta för Totalsummering. Om den markeras, visas totalsumman för hela utsökningen.

I rutan Värde utsökning där bredvid, kan man välja om benämningar ska sökas ut på ID, oftast nummer (t ex anst.nr), eller på Benämning, oftast klartext (t ex namn på person). Sortering görs enligt vad som väljs här. Vill man t ex ha resultatet sorterat på namn i st f anst.nr, väljs Benämning på utsökningsbegreppet Anställd här.

I rutan Summeringsfält bör minst ett av fälten vara ibockat. Objekttid ger kolumn med arbetad tid per utsökt objekt. Lönekostnad ger kolumn med kostnaden för varje utsökt begrepp enligt formeln Månadslön / Arbetad tid för hela månaden * Timmar för objektet.

I normalfall söker programmet enligt principen att alla utsökningsparametrar skall uppfyllas för att posten ska omfattas, t ex att det är rätt org.enhet och rätt person och rätt projekt. Om man däremot söker t ex på ett visst värde i två olika begrepp men vill ha träff på båda oavsett om de inträffar samtidigt eller ej, måste man här tala om att man vill ha med poster som antingen är det ena värdet eller det andra. Gör man inte detta, kan det hända att man inte får någon träff i utsökningen, och en tom lista visas i fliken Uppföljning. Före en sådan utsökning, klickar man på Utsökningskriterier…. Där visas angivna utsökningsparametrar i den vänstra rutan (under OCH…). Klicka på de utsökningsbegrepp (ett i taget) som gäller ’antingen-eller’ enligt ovan, och klicka på knappen med pil åt höger, så det flyttas till den högra rutan (under ELLER…).

Om alla parametrar nu är satta, kan utsökningen utföras. Det görs genom att klicka på Kör utsökning. En blå graf över förloppet visas nedtill. Resultatet styrs till fliken Uppföljning, som automatiskt visas så snart utsökningen är klar.

Tips 1: Om man gör en utsökning, men inte får ut all det resultat man eftersökt, ska man nog gå in på denna ruta med utsökningskriterier och flytta något värde till den högra rutan.

Tips 2: Eftersom parametersättningen tillåter ett stort antal varianter, kan det vara bra att ta sig tid och experimentera med olika inställningar för att se hur resultatet presenteras. Om databasinnehållet är stort kan man tillfälligt minska bearbetningstiden, genom att t ex välja en kortare period än normalt. Spara varje lyckad utsökning, genom att klicka på Spara utsökning och ge den ett lämpligt namn. Man kan även ersätta en tidigare sparad utsökning, genom att välja den i listan och bekräfta att den ska skrivas över. När försöken är klara, kan man sedan lugnt välja den variant som man tycker passar bäst, genom att klicka på Tidigare utsökningar och välja bland sparade utsökningar. Har man tidigare sparat en mindre lyckad utsökning, kan den raderas genom att man väljer den, och klickar på Radera.

Tips 3: Då man sparar utsökningar, sparas de lokalt för den inloggning man använt vid inloggning i systemet. De är alltså individuella.

Fliken Uppföljning

Hit styrs resultatet av varje uppföljning. Så snart körningen är klar visas resultatet automatiskt i den här fliken.

Det går inte att skriva ut resultatet direkt härifrån. Vill man skriva ut, eller bearbeta resultatet vidare, går det att enkelt föra över det till MS Excel (om det är installerat i klienten). Det görs genom att klicka på Visa kalkylark. En fördel med detta är att materialet kan redigeras och ges önskad form innan det sparas och/eller skrivs ut. Du kan även markera ett sammanhängande område med celler och trycka Ctrl + C för att kopiera innehållet och sedan klistra in i excel.

Klickar man på knappen Exportera… finns som standard ett alternativ för att spara resultatet i en textfil. Vissa anpassade installationer har även andra alternativ här som inte beskrivs in denna hjälptext.

Anm 1: Knappen Kör utsökning finns också i denna flik. Anledningen är att man ibland kanske vill göra någon mindre ändring efter en genomförd uppföljning, och samtidigt se hur ändringen får genomslag vid ny körning. Då kan man köra uppföljningen från denna flik, och lättare se vilken förändring det gav.

Anm 2: Det kan hända att underlaget visas förvanskat i Excel, med många decimaler mm. Läs här hur man vanligen kan komma tillrätta med det problemet.

En grundläggande funktion i PAS är att anställdas närvarotid fördelas ut på de arbeten den anställde varit instämplad på under dagen. Detta är en s k objekttidsberäkning, vilken normalt görs automatiskt en gång per dygn, vanligtvis någon gång under natten. Det är först efter att denna beräkning gjorts, som det är möjligt att se hur mycket tid varje anställd lagt på olika tillverkningsorder eller projekt.

Det händer dock att man måste gå in i efterhand och ändra anställdas närvarotider eller arbetsrapporteringar. Dessa förändringar slår därigenom inte igenom på de tidigare beräknade tiderna förrän påföljande natt när nästa objekttidsberäkning körs. Vill man se resultatet av ändringarna redan under samma dag går det därför i denna modul att manuellt starta en objekttidsberäkning. Modulen finns i huvudmenyn under Arbete > Objekttidsberäkning. Det kan behövas t ex då statistik eller löneberedning skall köras senare samma dag som ändringen utförs, i de fall ändringen gäller den aktuella perioden.

För att göra en objekttidsberäkning räcker det med att välja Starta objekttidsberäkning. Efter att objekttidsberäkningen startats kan man följa arbetet i statusraden Status.

Objekttidsberäkningen fungerar på så sätt att det fortlöpande skapats markeringar i databasen för de dagar på vilka ändringar har gjorts. Objekttiderna räknas sen om för varje anställd och dag där det finns en ändringsmarkering.

Allmänt

Detta är en kundspecifik modul som inte ingår i PAS som standard. Modulen gör det möjligt att skapa och ta bort lag.

Lagrapportering innebär att flera personer stämplar in på ett lag (lagnr). Sedan räcker det att en person i laget startar och avrapporterar de olika tillverkningsordrarna. Att använda lagstämpling är något som rekommenderas när flera personer arbetar samtidigt med samma operation eller när det förekommer skiftarbete där ett skift tar över det tidigare skiftets arbete på olika tillverkningsorder. Tiderna som fördelas ut på respektive tillverkningsorder baseras då på summan av tiderna för alla som varit instämplade på laget.

Redigera, lägga till eller ta bort lag

I listan under Befintliga lag visas de lag som finns upplagda. Genom att markera ett lag visas information om det markerade laget i högra delen av fönstret. Det går där att ändra lagets Lagidentitet, Benämning och om det ska vara Aktivt. Aktivt innebär att det ska vara möjligt att välja laget när man stämplar in på lagarbete. Välj OK eller Verkställ för att spara ändringarna.

Lägga till nytt lag: Klicka på Lägg till för att ange ett nytt lag. En ny tom rad skapas i listan och det går att skriva in Lagidentitet och Benämning. Nya lag blir automatiskt markerade som aktiva. Om man i något fall inte ska kunna välja laget när man stämplar in på lagarbete, ska fältet avmarkeras. Välj OK eller Verkställ för att spara ändringarna.

Radera lag: Ett lag kan raderas genom att markera det i listan, och sedan klicka på Radera. Notera: Att ta bort ett lag på vilket det tidigare gjorts arbetsrapporteringar, kan leda till minskade möjligheter att göra uppföljningar bakåt i tiden. Det kan därför ofta vara bättre att avaktivera laget istället för att radera det. Detta görs genom att avmarkera rutan Aktiv för laget.

Allmänt

Detta är en kundspecifik modul och ingår ej som standard i PAS.

Koppla koder till prod.grupp används för att koppla Avbrottskoder och Kassationskoder till olika produktionsgrupper. Dessa koder används vid rapportering av tillverkningsorder i direkt arbete. Koderna gör det möjligt att i förväg sätta upp ett antal orsaker som produktionspersonalen kan välja mellan när de stämplar ett avbrott eller rapporterar ett antal kasserade artiklar. Detta underlättar senare uppföljning, då det går lätt att ta fram statistik över varje enskild kod. Vid rapporteringstillfället kan dessa koder även kompletteras med en fritext.

Genom att avbrotts- och kassationkoderna kan kopplas till olika produktionsgrupper går det att bestämma vilka avbrottskoder som ska vara möjliga att ange för varje produktionsgrupp. Detta gör att personalen endast behöver välja mellan de koder som kan vara aktuella för deras arbete.

Avbrottskoder
Avbrottskoder används när man tvingas avbryta produktionen av en tillverkningsorder. Personalen anger då en avbrottskod som gör det möjligt att i efterhand se varför tillverkningsordern stoppades. Exempel på tänkbara avbrottskoder är ”Planeringsfel” eller ”Materialbrist”. Avbrottskoden kan kompletteras med en fritext för att mer i detalj beskriva anledningen till avbrottet.

Kassationskoder
Kassationskoder används för att ange varför artiklar kasserades under tillverkningen. Genom att rapportera ett kasserat antal och ange en kassationskod går det att senare göra uppföljningar över de kassationer som gjorts och varför de gjorts. Exempel på tänkbara kassationskoder är ”Felaktigt material” och ”Maskinproblem”. Kassationskoden kan även kompletteras med en fritext för att mer utförligt beskriva orsaken till kassationen.

Koppla koder till Produktionsgrupper

Tillvägagångssättet för att koppla koder till produktionsgrupper är detsamma för både avbrotts- och kassationskoder. Välj den flik som innehåller den typ av kod för vilken du vill ändra kopplingarna. I listan till vänster visas alla produktionsgrupper som finns i systemet. Ett plustecken framför produktionsgruppen anger att det finns kopplade koder till denna produktionsgrupp. Klicka på plustecknet eller dubbelklicka på produktionsgruppens namn för att se de kopplade koderna. I listan till höger visas alla tillgängliga koder. För att skapa nya arbetskoder används modulen Arbetskoder.

Lägga till koppling:

Markera en kod i högra listan genom att klicka på koden, placera muspekaren över kodens benämning, håll nere vänster musknapp och ”dra” över koden till den produktionsgrupp till vilken den ska kopplas och släpp musknappen. Det går även att markera flera koder på en gång genom att hålla nere ctrl-tangenten och klicka på de koder som ska markeras. De markerade koderna kan sedan dras över på samma sätt som en enskild kod. Välj sedan OK eller Verkställ för att spara de nya kopplingarna.

Ta bort koppling:

Klicka på plustecknet eller dubbelklicka på produktionsgruppens namn för att se de koder som är kopplade till den produktionsgrupp vars koder ska tas bort. Markera de koder i vänstra listan som ska tas bort från produktionsgruppen (se Lägga till koppling) och klicka på Radera markerade koder. Välj sedan OK eller Verkställ för att spara ändringarna.

Allmänt

Detta är en kundspecifik modul och ingår ej som standard i PAS.

Diffkontrollen visar om det förekommer differenser mellan den tid anställda varit närvarande på arbetet (närvarotid) och den tid som räknats ut baserat på deras arbetsrapportering (objekttid). Normalt sett ska det inte förekomma några differenser då all närvarotid ska fördelas ut på ett eller flera arbeten. Resultatet när en diffkontroll körs blir då bara tomma rader. Differenser kan dock uppstå av olika skäl och visas då för varje anställd och dag. Uppkomna differenser bör kontrolleras då orsaken till differensen kan behöva åtgärdas för att systemet ska ge korrekta tider. Det rekommenderas därför att diffkontrollen körs dagligen eller på veckobasis, enligt vad som är överenskommet. Denna kontroll utförs i normalfall automatiskt i PAS nattrutin. Om differenser upptäcks i denna nattrutin, skrivs dessa ut på en s k difflista. Däremot kan man i vissa situationer behöva göra en extra diffkontroll här i detta program. Det kan t ex vara efter korrigeringar under dagen, för period som man samma dag ska göra uppföljning på, eller köra lön för. Då kör man först en objekttidsberäkning, och sen en diffkontroll.

Göra en diffkontroll

Ange den period som utsökningen skall omfatta, genom att välja fr o m- och t o m datum under Period. Skriv datumen manuellt, eller klicka på knappen bredvid respektive fält och bläddra fram önskade dagar i kalendern. Anm: Om man kör dessa diffkontroller på veckobasis, ska datum anges som motsvarar hela veckor.

Normalt görs diffkontrollen för alla anställda, men det går att göra en diffkontroll för en enskild anställd genom att skriva dennes anställningsnummer under Anst.nr.

Fältet Tillåten differens i % gör det möjligt att ange hur stor skillnad det får vara i procent mellan närvarotiden och objekttiden fasta tid man angett i den indirekta arbetsrapporteringen, utan att det kommer upp som en differens.

Genom att markera Kontrollera andel tid 100% görs en kontroll av om den sammanlagda fördelningsprocenten i den indirekta rapporteringen skiljer sig från 100 %, vilket då betraktas som en differens. Den sistnämnda funktionen är användbar om de anställda fördelar tid mellan indirekta arbeten och det är överenskommet att summan varje dag ska vara 100 %. Detta arbetssätt ger en extra kontroll av att man fördelat tiden på ett korrekt sätt, men är inte nödvändigt då systemet kan beräkna fördelningen oavsett summan, bara förhållandet mellan arbetena är korrekta. OBS! Detta fält ska enbart vara markerat om det är bestämt att de som fördelar indirekt tid ska ha 100 % i total fördelning varje dag.

När urvalet är gjort körs diffkontrollen genom att klicka på Kör diffkontroll uppe till höger. Medans diffkontrollen körs, visas ett timglas istället för den ordinarie muspekaren. När muspekaren återgår till normalt utseende är diffkontrollen klar och resultatet visas. Finns det inga differenser förblir rutan Resultat tom, annars visas en rad för varje anställd och dag som det finns en differens för. Anm: Om man kör dessa diffkontroller på veckobasis, visas en rad per vecka.

Det finns två typer av differenser som gör att Diffkontrollen larmar, och dessa differenser syns då med röda värden i kolumnerna Andel tid och/eller Differens. Om värdena är gröna eller svarta, finns ingen differens i den kolumnen.

· Andel tid: Om rutan Kontrollera andel tid 100% är markerad och Andel tid har något annat värde än ’0’ eller ’100’ betraktas detta som en differens.

· Differens: Visar differensen mellan närvarotiden och objekttiden. Denna typ av differenser kan t ex uppstå om det är en nyanställd som inte börjat arbetsrapportera, eller om närvarotiden har justerats i efterhand och objekttiderna ännu inte blivit omräknade. Objekttiderna räknas normalt om, kommande natt efter att det gjorts justeringar av närvaron, eller när man gör en manuell objekttidsberäkning. Det kan även uppstå differenser av andra orsaker, och det är för varje differens viktigt att man gör en bedömning av storleken på differensen. En differens på en hundradels timme, d v s lite drygt en halv minut, kan betraktas som oväsenligt och behöver inte leda till någon åtgärd. Stora differenser är däremot viktiga att kontrollera då de kan leda till felaktiga tider i uppföljningar och kan i vissa verksamheter även påverka de anställdas löner.

Utskrift

Det går även att få resultatet av diffkontrollen utskriven på papper. Välj Utskrift för att skriva ut resultatet på standardskrivaren eller Granska för att förhandsgranska utskriften på bildskärmen.

Spara resultat

Man kan spara resultatet av diffkontrollen som en textfil, ifall man vill behandla det vidare i t ex Excel. Fälten i textfilen avgränsas med semikolon.

Spara resultatet genom att klicka på Spara resultat, och välj den katalog där textfilen ska sparas. Man kan även byta filnamn, annars heter filen diffkontroll.csv.